Inkopen via Alibaba: hoe koop je producten in op Alibaba?

Alibaba is een online marktplaats waar verkopers en leveranciers aan elkaar gekoppeld worden. De website is in China ontstaan en je zal er hoofdzakelijk Chinese groothandels (handelsondernemingen) en fabrikanten vinden.

Alibaba is de plek voor bedrijven om verschillende producten te vinden, goedkoop en in bulk, om er een eigen private label van te maken of rechtstreeks door te verkopen. Verder kan iedereen (met of zonder bedrijf) rondkijken op de website.

Je kan vrij makkelijk online inkopen via Alibaba ondanks de verschillen in taal, cultuur en locatie. Veel bedrijven doen dat dus ook, met groot succes!

Ondanks dat er soms ook “scams” voorkomen, mag dat je niet weerhouden zaken te doen via de website. We laten je in dit artikel namelijk zien waarop je moet letten.

Lees hieronder verder en ontdek hoe je succesvol gaat inkopen via Alibaba!

Je eerste bezoek op de website van Alibaba

Wanneer je voor het eerst de website van Alibaba bezoekt, kan er veel op je af komen. We loodsen je dan ook even door de belangrijkste secties heen.

1. Je kan helemaal rechts bovenaan de taal en valuta aanpassen, voor wanneer je Engels niet perfect is. Of je de website liever in het Nederlands bekijkt, met de prijzen in euro’s. Selecteer in het menu bij land / regio > Netherlands, taal > Nederlands en valuta > EUR – Euro.
2. Je kan ook aanmelden of inloggen door rechts bovenaan (direct naast de zoekbalk), op “Mijn Alibaba” of “Aanmelden, word gratis lid” te klikken. Na inloggen heb je toegang tot je account, geplaatste orders, Buyer Requests (RFQ), jouw favorieten en andere onderdelen.
3. In de zoekbalk kan je zoeken naar producten of leveranciers. Selecteer de gewenste optie en type de naam in van het product of de leverancier.
4. Links bovenaan de website kan je bij “Inkoopoplossingen” zoekopdrachten verfijnen, met de verschillende opties in het menu.
5. Daarnaast vind je “Services en lidmaatschap”, waar je alle diensten en abonnementen vindt die Alibaba te bieden heeft.
6. Bij “Help en community” vind je alle informatie over mogelijke vraagstukken. Ben je nieuw op Alibaba, kijk dan ook eens bij “Voor kopers” of “Voor nieuwe gebruikers”.
7. Je vindt ook categorieën links van de zoekbalk. Het helpt je te verfijnen op categorie, wat handig is wanneer je weet in welke markt je zoekt, maar nog geen specifieke producten hebt uitgekozen. Het geeft je een idee welke producten er allemaal bestaan binnen een bepaalde markt.
8. Alibaba heeft ook een zusje genaamd Aliexpress. Deze website is iets meer gericht op de consumentenmarkt dan bedrijven. Toch zie je hier ook steeds vaker bedrijven actief op zoek zijn naar producten. Het voordeel is namelijk dat je in kleinere aantallen kan bestellen (vaak wel iets duurder) en de verzending van de meeste producten is gratis (wereldwijd). Je hebt wel te maken met dezelfde levertijden.

Je hebt nu kennisgemaakt met de belangrijkste secties van de website, om met inkopen via Alibaba te beginnen!

Wat is het verschil tussen Alibaba en AliExpress?

Alibaba en AliExpress zijn, samen met Taobao (de Chinese variant van Amazon), onderdeel van de Alibaba Group. We laten je hieronder de verschillen zien tussen Alibaba en AliExpress.

• Alibaba: de meeste bedrijven (importeurs) doen inkopen via Alibaba, omdat ze hierop bulkorders kunnen plaatsen tegen de laagste prijzen. Hierbij kan er een samenwerking worden aangegaan met een fabrikant om een product te ontwikkelen, of van bepaalde producten een eigen private label te maken. Op Alibaba werken bedrijven direct samen met de fabrikant of handelsonderneming.

• AliExpress: op de website AliExpress draait het meer om de consumentenmarkt, maar ook bedrijven zijn er soms actief. Het geeft kleine of startende ondernemingen namelijk de mogelijkheid in lagere MOQ’s te bestellen (Minimum Order Quantities). Je kan dus minder grote bestellingen plaatsen, weliswaar tegen een iets hogere prijs. Het is wellicht niet ideaal wanneer je op zoek bent naar de goedkoopste prijs, maar wel om mee starten.

Is inkopen via Alibaba veilig?

Het is waarschijnlijk een van de meest gestelde vragen, namelijk “is Alibaba veilig te gebruiken”? We kunnen die vraag met JA beantwoorden, zolang je, maar goed blijft opletten.

Veel bedrijven doen inkopen via Alibaba en dit gaat bijna altijd goed. In de meeste gevallen zal je dus niet te maken krijgen met scams, maar let zeker wanneer je net begint, altijd op de volgende dingen:

• Plaats alleen orders bij Chinese bedrijven.
• Doe bij voorkeur inkopen bij een “Gold Supplier”.
• Betalen via een internationale bankoverschrijving is normaal, zolang de naam van de ontvanger maar overeenkomt met de bedrijfsnaam van de leverancier.
• Begin met een kleine bestelling en verhoog de orderaantallen wanneer je tevreden bent.

Volg je netjes deze richtlijnen en de kans is zeer klein dat je met “scams” te maken zal krijgen!

Inkopen via Aliaba en de kwaliteit van je producten

Nu iets waar veel mensen zich zorgen over maken, de kwaliteit van producten op Alibaba. In sommige gevallen komt het inderdaad voor dat deze overeenkomt met het prullerige “Made In China” imago, veel vaker is de kwaliteit echter uitstekend!

Wil je toch liever de zekerheid dat alles helemaal in orde is? Dan kan je een kwaliteitscontrole laten uitvoeren. Je kan al voor zo’n 300 euro klaar zijn en een van de bekendste bedrijven hiervoor is asiainspection.com.

Gold Supplier Vs. Non-Gold Supplier?

Tijdens je inkopen via Alibaba kan je kiezen voor een “Gold Supplier” of een leverancier die een dergelijke status niet heeft, maar welke is beter?

Een “Gold Supplier” is een leverancier die betaald voor betere rankings, marketing services en meer. Verder zal Alibaba de leverancier verifiëren en identificeren. Het betekent dus niet per definitie dat een “Gold Supplier” goede producten levert. Maar het is wel een indicatie dat deze leverancier een legitieme partij is om zaken mee te doen.

Je kan daarom het beste kiezen voor een “Gold Supplier”, het geeft je namelijk iets meer zekerheid.

Groothandels (handelsondernemingen) en fabrikanten

Verder heb je bij leveranciers, ook een verschil tussen groothandels (handelsondernemingen) en fabrikanten. Bij een fabrikant betaal je iets minder, maar is het aantal producten vaker gelimiteerd. Veder kan de kwaliteit ook weer verschillen per fabrikant. Een groothandel (handelsonderneming) is meestal iets duurder, maar heeft aanbod van verschillende fabrikanten. De kwaliteit is meestal iets consistenter.

Verder kun je ook nog een leverancier zoeken die aan dropshipping doet, of zelfs een tussenpersoon (importing agent) inschakelen.

Alibaba en dropshipping

Weet je niet helemaal precies wat dropshipping is? Het is een bedrijfsmodel waarbij klanten bij je kopen, maar de levering door een derde partij (leverancier waar de producten vandaan komen) wordt gedaan. Hoewel het in sommige gevallen interessant kan zijn, is het meestal niet de beste optie.

Je vindt ook op Alibaba leveranciers die aan dropshipping doen. Hiervoor kan je zoeken op “dropshipping” samen met de productnaam. Bekijk wel eerst of het rendabel genoeg is en of je niet beter kan kiezen voor andere (lokale) oplossingen voor je dropshipping activiteiten.

Op AliExpress vind je ook leveranciers die aan dropshipping doen.

Hoe vind je de beste leveranciers op Alibaba?

Weet jij welk product je zoekt op Alibaba? Dan is het tijd hier een goede leverancier voor te vinden. Je ultieme doel zou moeten zijn tussen de 3 en 5 potentiële leveranciers te vinden, contact op te nemen en prijsindicaties te krijgen.

Je zal hiervoor moeten zoeken op leverancier en niet op product. De kans is anders groot dat de topresultaten worden gedomineerd door 1 of 2 leveranciers.

Je wilt meerdere leveranciers vinden met de producten die jij zoekt. Wees hierbij alert op het feit dat er ook leveranciers zijn die productfoto’s stelen van Westerse merken. Bij voorkeur zoek je naar producten met authentieke foto’s, waarbij je let op:

• Signalen dat de foto’s in China genomen zijn (Chinese mensen of taal op de foto’s).
• Een watermerk van het bedrijf zelf, op de foto geplaatst.
• Goede kwaliteit foto’s, maar niet te goed (de meeste fabrikanten maken geen foto’s van hoogwaardige kwaliteit).

Hoe neem je contact op met leveranciers?

De meeste leveranciers op Alibaba zijn kieskeurig in het uitkiezen van kopers, waarmee ze willen samenwerken.

Het zal je opvallen dat de ” Response Rate” meestal een stuk lager is dan 100% waarbij leveranciers sommige verzoeken dus simpelweg negeren.

Je moet snappen dat populaire leveranciers enorm veel verzoeken binnenkrijgen elke dag. Hierbij wordt zeer selectief gekeken op welke verzoeken antwoord wordt gegeven en nog meer aan wie ze de beste prijs geven.

Je kans op een antwoord vergroten

Er zijn een aantal manieren om de kans op een antwoord te vergroten, namelijk:

• Wil je gelijk beginnen met inkopen via Alibaba? En weet je precies wat je zoekt, of wil je gewoon een catalogus met prijslijst?
• Ben je duidelijk, vastberaden en kom je direct ter zake? Of moet je leverancier veel tijd steken in het beantwoorden van je e-mail?
• Vanuit welk land doe je inkopen in China? Nederland zal niet zo’n probleem moeten zijn, maar soms heeft je leverancier de voorkeur voor bepaalde landen.
• Ben je een grote koper, met een fysieke winkel en opslagplaats?

Je kan ook vragen naar een WeChat ID, bijna elke leverancier in China geeft de voorkeur aan communicatie via WeChat, e-mail of andere manieren. Wil je serieus inkopen via Alibaba, download dan de WeChat app op je telefoon (het is een gratis app).

Voorbeeld e-mail die je kan sturen naar leveranciers

Het is nu tijd om de eerste e-mail te versturen naar je leveranciers. We hebben hieronder een voorbeeld voor je, hoe die er ongeveer uit zou kunnen zien:

Dear Quanzhou Doing Trading Corp., Ltd.,

I am from Dutch Importing Products Inc. We are based in Amsterdam, Netherlands and we are retailer / wholesailer of Women’s Shoes. We are very interested in the Women’s Shoes your company offers.

Can you please tell me the price on your 2019 Factory Direct Summer Fish Mouth Tassels Woman High-Heel Dress Shoe, as shown here: https://www.alibaba.com/product-detail/2019-New-Fashion-Snake-Printing-Women_60842223371.html?spm=a2700.7724838.2017115.1.2e8025b24oZpBS&s=p

Sincerely,
Jan Jansen

Je doel zou kunnen zijn niet gelijk over MOQ’s (Minimum Order Quantities) te praten, wat leveranciers misschien zou kunnen afschrikken. Het is ook simpel voor een leverancier dat soort mails links te laten liggen. Wanneer je leverancier echter antwoord geeft, is het lastig om toekomstige e-mails te negeren. En bij toevoeging op WeChat, is dit bijna onmogelijk.

Onderhandelen met Alibaba leveranciers

Tenzij je jouw producten extreem goed kent en weet wat de kosten zijn ze te fabriceren (wat niet vaak het geval is), zal je onderzoek moeten doen. De manier om hierachter te komen is verschillende prijsindicaties te ontvangen van leveranciers.

Je zal na het versturen van e-mails een aantal van deze prijsindicaties binnen moeten krijgen. Wanneer je vragen krijgt over de grootte van je order, geef je ideale aantal dan aan. Wees hierbij optimistisch, maar beloof geen gouden bergen.

Vervolgens zet je alle leveranciers met de bijbehorende gegevens in een spreadsheet (met Excel of een ander programma). Je kan nu alles goed met elkaar vergelijken.

Te lage prijzen? Let op dit soort leveranciers

Wees alert op leveranciers die hele lage prijzen bieden, meestal zit er een addertje onder het gras, zoals:

• Voorwaarden van verzending op basis van EXW (Ex Works) en niet FOB (Free On Board, welke veel duurder is).
• Het materiaal is van veel lagere kwaliteit (een voorbeeld is het verschil in katoen, 80 grams – 300 grams).
• Ze accepteren alleen hele grote orders.

Je zal tijdens je inkopen via Alibaba dus op verschillende zaken moeten letten!

Onderhandel MOQ’s (Minimum Order Quantities) met je leverancier

Minimum Order Quantities (MOQ’s) is een van de belangrijkste dingen waarmee je te maken krijgt, tijdens je inkopen via Alibaba.

Leveranciers hebben deze MOQ’s meestal om 2 verschillende redenen:

• Ze doen aan massaproductie voor het product en hebben deze ook op voorraad. Maar het is niet interessant genoeg om kleine orders aan te nemen.
• De leverancier produceert alleen op aanvraag, waardoor ze genoeg aantallen moeten draaien om de productiekosten te dekken en winst te maken.

Wanneer je een aangepast of specifiek niche product wilt laten maken welke je leverancier niet op voorraad heeft, wordt het lastig MOQ’s te onderhandelen. Lagere aantallen kost ze op die manier gewoon te veel geld.

Ben je in onderhandeling over populaire producten en misschien wel met een groothandel (handelsonderneming)? Dan kunnen ze met jouw lage orderaantal weliswaar misschien zo’n 100 dollar verdienen, maar ze hebben veel hogere prioriteiten.

Communiceer de tijdswinst voor je leverancier + voorbeeld e-mail

In dat soort gevallen zal je de tijd die het een leverancier kost moeten besparen. Laat weten dat je momenteel nog maar met 2 leveranciers bezig bent die allebei dezelfde MOQ’s hanteren.

Je e-mail ziet er dan ongeveer zo uit:

Dear Quanzhou Doing Trading Corp., Ltd.,

I understand your MOQ requirements but we would like to purchase 25 pair of high heels initially to introduce to our customers and proceed with a larger shipment on the next order.

If you can understand our needs, please see the attached PO for 25 units of
MRC-SH1. Please confirm with a copy of your invoice which includes shipping charges to Amsterdam, Netherlands. Also please include your banking information and I will wire 100% payment to you tomorrow.

Thank you and I look forward to working with you on many future orders,

Jan Jansen

De meeste leveranciers zullen hiermee doorgaans wel akkoord gaan!

De bereidheid van je leveranciers tot lagere MOQ’s

Bedenk wel dat er praktisch geen ruimte is voor onderhandeling, op deze manier. Op het moment dat je gaat onderhandelen kost het je leverancier namelijk weer meer tijd en geld.

Je kan ook de `Import Genius` tool gebruiken, om te zien hoe bereid je leveranciers zijn lagere aantallen te leveren. Hierbij kijk je naar de export geschiedenis van de leveranciers.

Bestel meer dan 1 sample bij je leverancier

Hoewel je natuurlijk 1 sample van een product kan bestellen, kan je hier kanttekeningen bij plaatsen. Je krijgt bij het bestellen van een enkele sample namelijk te maken met de volgende zaken:

• Je eerste sample zal gegarandeerd van een superieure kwaliteit zijn, oftewel een “Golden Sample”.
• De kosten om 1 sample naar Nederland te krijgen zijn behoorlijk hoog en meestal niet in verhouding met de kosten van het product zelf.
• Een enkele sample geeft je niet de mogelijkheid het product te verkopen, om te zien hoe het product loopt.

We raden je dan ook aan op zijn minst 10 items te bestellen, indien dit mogelijk is. Dit geeft je in ieder geval de kans om het product te verkopen en testen. Wanneer je op de eerste dag gelijk al 1 item verkoopt, kan dit ook gewoon geluk zijn. Maar verkoop je er 10 in een week, dan geeft dit je veel meer positieve informatie.

Je order plaatsen en betalen aan de leverancier

Heb je een leverancier uitgekozen? Dan is het nu zaak de leverancier te betalen en je order te laten verzenden.

Meestal zijn de kosten voor een sample (zeker bij 1 item) voor jou. Ga hierover ook niet onderhandelen, dan kom je namelijk heel klein en onervaren over. Je zal van de meeste leveranciers echter bij een volgende bestelling, de kosten van je sample bestelling terugkrijgen.

Je kan het beste bij inkopen via Alibaba een internationale bankoverschrijving doen om je leverancier te betalen. Ze geven hier ook meestal de voorkeur aan.

In sommige gevallen is het ook mogelijk via Paypal te betalen (mits jij de fee’s betaald) of Alibaba’s “Trade Assurance” programma te gebruiken.

Is het je eerste internationale betaalopdracht?

Doe je voor het eerst inkopen via Alibaba of is het de eerste keer dat je internationale betalingen doet? Dan kan je het natuurlijk zelf regelen, maar ook je bank raadplegen voor hulp bij de overschrijving. Ga dan met de bankinformatie van je leverancier naar je eigen bank en ze helpen je graag (meestal tegen een kleine vergoeding) verder.

Let er ook goed op dat de naam van je leverancier overeenkomt met die van de bankaccount waarnaar je gaat overboeken.

Hoewel het niet vaak voorkomt, zal een verschil hierin eerder leiden tot fraude. En krijg je de vraag geld over te maken naar een Afrikaanse bank? Wegwezen!

Importeren van je producten

Het kan, wanneer je voor het eerst inkopen via Aliababa doet, handig zijn je leverancier de verzending te laten regelen. Dit geldt overigens ook voor de wat meer ervaren importeurs. En de kosten hiervan op de “invoice” te vermelden.

Meestal kom je zo niet voor bijzondere verassingen te staan. Je bestelling zal via lucht- of zeevracht gaan en hoogst waarschijnlijk via DHL, FedEx of UPS worden verzonden.

Neem wel alle voorwaarden van de verzending door met je leverancier.

Waarom is producten vanuit China laten verzenden zo duur?

Inkopen via Alibaba en importeren uit China is zo duur, vanwege de afstand.

Weegt een item minder dan 5-10 lbs dan kan je deze vrij goedkoop laten verzenden vanuit China met ePacket. Het duurt echter wel lang voordat je de bestelling binnenkrijgt.

Is je item zwaarder dan normaal? Houd dan rekening met kosten van zo’n 10-20 dollar / lbs, met een minimum van rond de 80 dollar.

Wanneer je echt heel veel aan gewicht wilt verzenden? Dan is normaal gesproken de beste manier het via “Air Freight” of Sea Freight” te laten versturen.

De zending controleren op problemen

Gaat je zending via luchtvracht dan is deze meestal binnen 3 tot 10 werkdagen op zijn plek van bestemming. Via zeevracht duurt dit tussen de 30 en 45 dagen.

Op deze punten kan je jouw producten controleren

Is je bestelling binnen dan vind je hieronder een aantal dingen waarop je deze kan inspecteren, om mee te nemen voor je volgende bestelling:

• Kwaliteit: is de kwaliteit naar verwachting? Gebruik het product intensief om de duurzaamheid te testen. Is het product niet naar wens dan is de kans groot dat je met een sample om de tuin bent geleidt. Je vervolgorders zullen waarschijnlijk ook niet veel beter of zelfs slechter van kwaliteit zijn.
• Verpakking: is de verpakking goed en stevig? Of is alles bij elkaar verpakt in een grote kartonnen doos? Is dat laatste het geval, laat dit dan de volgende keer aan je leverancier weten.
• Instructies: zitten er instructies bij het product (indien nodig)? Of heeft de leverancier deze (online)? Zo niet, dan zal je deze moeten lenen of zelf moeten maken.
• Made in China: staat er ergens op de verpakking “Made In China”? Zo niet, dan zal je hiervoor een verzoek moeten indienen bij je volgende bestelling.

Stel je leverancier op de hoogte van ontvangst en problemen

Heb je de bestelling ontvangen? Dan kan je de leverancier laten weten dat je alles goed hebt binnengekregen, maar nog niet hebt getest. Geef ook aan dat je op korte termijn contact met ze opneemt, om een aantal dingen door te nemen voor volgende orders die je wilt gaan plaatsen. Je hoeft hierbij niet te haasten, maar kan er gerust wat tijd voor nemen.

Inkopen via Alibaba kan nu echt gaan beginnen!

Je bent nu op de hoogte van alle ins en outs over inkopen via Alibaba en klaar om te starten. Neem indien nodig nog eens wat zaken uit dit artikel door en blijf leren en optimaliseren, succes!