Wat is een bill of lading en waar moet je dit voor gebruiken?
Wat is een bill of lading

BoL - Bill of lading

In de zakenwereld is de Bill of Lading (BoL of B / L) een van de belangrijkste documenten wat wordt gebruikt om transporttransacties over zee, door de lucht of over de weg mee uit te voeren. We gaan in dit artikel even kijken wat het precies is en welke verschillende soorten er bestaan. Het kan zijn dat je er nog niet zoveel vanaf weet. Na lezen van dit artikel zal daar verandering in komen. Lees hieronder verder om erachter te komen hoe alles werkt.

Wat is een vrachtbrief (BoL)?

Een Bill of Lading is een document dat wordt afgegeven door een vervoerder (iemand die goederen vervoert en aflevert) aan een verzender (iemand die de goederen levert en / of bezit - afzender), waarin wordt bevestigd dat goederen in een acceptabele staat zijn ontvangen en klaar om verzonden te worden. Die goederen worden vervolgens door de vervoerder afgeleverd bij een geadresseerde (de persoon die de goederen in de eerste plaats heeft gekocht). Een vrachtbrief is in wezen een vervoersovereenkomst tussen de verzender, de geadresseerde en de vervoerder waarin de vervoersvoorwaarden worden vermeldt.

Waar worden vrachtlijsten voor gebruikt?

Een vrachtbrief kan een ontvangst van goederen vertegenwoordigen. 

Zendingen kunnen niet worden uitgevoerd zonder een vrachtbrief. Een Bill Of Lading moet worden afgegeven om goederen van punt A naar punt B te laten reizen. Het zijn wettelijk bindende documenten zijn vaak een bewijs van eigendom van de goederen die worden vervoerd. 

Een “cognossement” (wat de Nederlandse vertaling van een Bill Of Lading is) dekt ook de eigendomsrol van goederen. 

Zodra de goederen op de bestemming zijn aangekomen, is de vrachtbrief (BoL) dus een eigendomsbewijs van die goederen. De vermelde geadresseerde (alleen de geadresseerde die op de vrachtbrief staat, heeft contractuele rechten om vrijgave van de lading te vragen) moet de vrachtbrief overleggen om de vrijgave van de zending door de vervoerder te garanderen en het eigendom te claimen. In die zin is het een bewijs van ontvangstbevestiging. 

Vrachtbrieven zorgen er ook voor dat de afzender wordt betaald. 

In sommige gevallen kan de verzender de originele factuur vasthouden, totdat hij of zij de betaling heeft ontvangen. Door dit te doen, heeft de geadresseerde geen toegang tot zijn goederen totdat de betaling heeft plaatsgevonden en de vrachtbrief is vrijgegeven.

Wie gebruikt een vrachtbrief?

Meestal zijn het bedrijven die transportdiensten verkopen die “cognossementen” (ofwel een Bill Of Lading) genereren. Dit kunnen eigenaar-chauffeurs, expediteurs, stoomschiplijnen, externe logistieke bedrijven en anderen zijn. Hieronder vallen ook bedrijven die goederen vervoeren met welke middelen dan ook, of dat nu via de lucht, over zee, per spoor of over de weg is. 

Ze kunnen worden gebruikt voor zowel binnenlandse + internationale leveringen.

Wat staat er op een vrachtbrief?

• Gegevens van het transportbedrijf (ofwel de vervoerder), de verzender en / of geadresseerde 

• De plaats waar de goederen zijn geladen 

• Bestemming 

• Vervoerswijze (via weg, spoor, lucht, zee, etc.) 

• De voorwaarden van de verzending (incoterms

• Een beschrijving van de vervoerde goederen (inclusief hun gewicht, afmetingen, classificatie, etc.)

Nauwkeurigheid is van cruciaal belang

We kunnen het belang van het verstrekken van nauwkeurige informatie op een vrachtbrief niet genoeg benadrukken omdat het extreem belangrijk is voor je goederen. 

Fouten bij het opstellen van een Bill Of Lading hebben tot “rampen” geleid voor transportbedrijven. Zo is het bv. weleens voorgekomen dat een bedrijf door een rechtbank veroordeeld is om meer dan 800.000 dollar aan schadevergoeding te betalen voor “misleidend, onjuist en bedrieglijk gedrag” omdat de Bill Of Lading’s de indruk wekten dat ze Ocean Carriers Bills waren (terwijl dat niet het geval was). 

Bij het genereren van deze facturen is uiterste voorzichtigheid geboden.

Wie geeft een vrachtbrief uit?

De “vervoerder” is het enige bedrijf dat de vrachtbrief kan uitgeven. Bij vervoer per zeevracht kan de vervoerder verwijzen naar de Shipping Line (Vessel Operating Common Carrier) of een NVOCC (Non-Vessel Operating Common Carrier), ook wel bekend onder de naam Freight Forwarder (hoewel niet alle expediteurs NVOCC's zijn).

Wie ontvangt een vrachtbrief? 

Een Bill Of Lading wordt normaal gesproken verstrekt aan: 

• De verzender 

• Een broker, expediteur of een derde partij die de douanepraktijken beheert 

• De geadresseerde - dit is de persoon die de goederen in de eerste plaats heeft gekocht

Verschillende soorten vrachtbrieven

Er zijn veel verschillende soorten vrachtbrieven. Ze verschillen op basis van veel factoren, zoals de uitgever van de BoL, het doel van de BoL, de vorm van overdracht, de relatie tussen koper en verkoper en de bescherming die het de koper biedt. 

De belangrijkste soorten cognossementen die voor internationaal transport worden gebruikt, zijn Ocean Bill of Lading, Seaway Bill of Lading, House Bill of Lading, Master Air Way Bill of Lading, House Air Way Bill of Lading en af en toe Switch Bill of Lading. We zullen ze hieronder allemaal behandelen. Maar eerst zijn er twee hoofdcategorieën waarin BoL vallen die je moet kennen, namelijk: onderhandelbaar en niet-onderhandelbaar.

Onderhandelbare en niet onderhandelbare BoL

Een originele vrachtbrief is een verhandelbaar en juridisch document, aangezien het de “titel” van de goederen vertegenwoordigt. Niet-onderhandelbare Bill Of Lading zijn in feite kopieën van de originelen, maar hebben geen zeggenschap over de titel van de goederen. 

Originele Bills of Lading (onderhandelbaar) moeten worden ondertekent door de geadresseerde (koper) wanneer ze worden overgedragen aan een derde partij, zoals een expediteur en net zoals een cheque die wordt uitgeschreven aan een specifieke partij. 

Wanneer lading wordt vervoerd onder een onderhandelbare status, is het de verantwoordelijkheid van de expediteur om ervoor te zorgen dat deze wordt overgedragen aan de juiste autoriteit om bezit te verkrijgen. Wanneer lading via de NVOCC-diensten van de expediteur (Non Vessel Owning Common Carrier) op onderhandelbare Bill Of Lading wordt vervoerd, moet ook de expediteur ervoor zorgen dat de originele BoL (onderhandelbaar) aan hen wordt overhandigd voordat de geadresseerde of diens agent wordt vrijgegeven. 

Wanneer dit proces niet wordt gevolgd, wordt de vervoerder verantwoordelijk gehouden voor de waarde van de lading in het geval dat het contract tussen de verlader / ontvanger niet wordt nagekomen. 

Merk op dat beide voorwaarden alleen van toepassing zijn op zeevracht. Voor luchtvracht zijn de termen Master Air Way Bill (MAWB) en House Air Way Bill (HAWB). In tegenstelling tot zeevracht worden “Air Way Bills” echter geclassificeerd met niet-onderhandelbare documenten, tenzij ze via een bank worden verzonden.

BoL-typen

Hieronder laten we je de verschillende soorten Bill Of Lading zien die er zijn.

Ocean Bill Of Lading

Dit wordt gegenereerd door de rederijen wanneer de vervoerder in dit geval voor containers over zee versturen kiest en wordt meestal gebruikt wanneer de verlader controle wil houden over de betaling door een geadresseerde (koper) voor de goederen. De originele vrachtbrief zal worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de betaling wordt uitgevoerd voordat de goederen worden vrijgegeven aan de geadresseerde. 

Zodra de betaling is ontvangen, kan het document op verschillende manieren worden verwerkt, afhankelijk van wat de vervoerder ter beschikking stelt: 

1. Originele Bill of Lading kan worden ingeleverd bij de vervoerder voor een Telex Release (een digitale versie van de BoL) 

2. De originele vrachtbrief wordt per koerier naar de geadresseerde gestuurd om op de bestemming aan de heen en weer bewegende vervoerder te presenteren om vrijgave te verkrijgen.

Seaway Bill of Lading

Het is een niet-onderhandelbaar document dat is uitgegeven in plaats van een Ocean Bill Of Lading, waarbij de verzender geen controle hoeft te hebben over het vrijgeven van vracht.

House Bill Of Lading (HBoL)

Waar goederen met zeevracht via een NVOCC / expediteur wordt geregeld, wordt een House Bill of Lading gegenereerd. Dit kan worden geregeld in de vorm van een onderhandelbare of niet-onderhandelbare optie, afhankelijk van de vereisten van de verzender. Waar een niet-onderhandelbare optie kan worden gebruikt, kan deze soms worden geregeld / aangeduid met de term “Express Bill of Lading”.

Master Air Way Bill Of Lading

Master Air Way Bills (MAWB's) zijn vrachtbrieven van luchtvaartmaatschappijen en worden gegenereerd door de luchtvaartmaatschappij of expediteurs. Het zijn niet-onderhandelbare documenten, behalve wanneer de lading “To Order” wordt verzonden. Dit betekent over het algemeen dat de zending is onderhandeld via een bank, in welk geval een vrijgave van de bank in kwestie moet worden gepresenteerd voordat de lading door de vervoerder wordt vrijgegeven. 

Over het algemeen worden deze geregeld van forwarder tot forwarder en wordt er een House Air Way Bill gegenereerd van de verzender naar de geadresseerde.

House Air Way Bill Of Lading

Dit is de Air Way Bill die wordt uitgegeven door een expediteur voor geconsolideerde luchtvrachtzendingen. HAWB's worden op exact dezelfde manier behandeld helemaal vergelijkbaar met de zogeheten MAWB's, op voorwaarde dat ze aangeven dat de uitgevende instelling zelf de aansprakelijkheid op zich neemt ofwel de vervoerder …of optreedt in de vorm van agent omtrent genoemde vervoerder.

Multimodal Bill Of Lading

Dit is wanneer je meer dan één type transport gebruikt. Je kan bijvoorbeeld een deel van de reis per spoor gebruiken en voor de rest over de weg.

Through Bill Of Lading

Through Bill Of Lading worden gebruikt voor ladingen die zoveel mogelijk over zee vervoerd kunnen worden en dan over de weg of per spoor naar de eindbestemming. Zorg ervoor dat deze niet door elkaar worden gehaald met multimodale cognossementen.

Switch Bill Of Lading

Wanneer goederen moeten worden verplaatst en de informatie van de leverancier privé moet worden gehouden - meestal in het geval van een “Triangle-shipment” waarbij een koper aan een derde partij verkoopt , wordt een tweede BoL gegenereerd die de eerste vervangt met de bijgewerkte informatie.

Dirty / Claused Bill Of Lading

Deze term wordt gebruikt wanneer de goederen in beschadigde toestand door de verzender worden ontvangen. In deze gevallen kan de verzekeringsmaatschappij van de vervoerder omwille van een schadeclaim weigeren. Vergelijk dit met een “Clean” Bill Of Lading, waarbij de goederen in een acceptabele staat worden afgeleverd.

Straight Bill Of Lading

Dit is een soort formaat van een Ocean- of House Bill of Lading en wordt gebruikt wanneer de goederen volledig worden betaald en rechtstreeks aan de geadresseerde worden geleverd (ofwel de persoon of organisatie die de goederen in de eerste plaats heeft gekocht). 

Cargo wordt alleen vrijgegeven aan de genoemde geadresseerde op de aangegeven bestemming en gebeurt alleen na inlevering van minstens 1 van de afgegeven originele exemplaren.

Electronic Bills Of Lading (Telex Release en Express Release)

Telex-uitgave en Express-uitgave zijn geen soorten Bill Of Lading, maar methodes om vrachtbrieven vrij te geven. 

Een Telex-release is gewoon een EDI-bericht / e-mail die door de vervoerder of agent in de laadhaven naar hun kantoor of agent in de loshaven wordt gestuurd om te informeren dat de verzender een of alle originele cognossementen heeft ingeleverd. Op basis hiervan kan de agent van de loshaven de lading vrijgeven aan de genoemde geadresseerde die op de vrachtbrief staat vermeldt zonder de originele vrachtbrieven te overleggen. 

De Express-release “Bill” is vergelijkbaar met de Telex-release in die zin dat deze digitaal kan zijn. Het verschil is echter dat er bij de Express-release geen papieren exemplaren van de Bill of Lading worden uitgegeven. Omdat er geen originelen worden gemaakt, biedt de Express-release veel voordelen, maar deze mag alleen onder zeer specifieke omstandigheden worden gebruikt.

Waarom zijn incoterms belangrijk voor een Bill Of Lading?

Jouw keuze van incoterms zal bepalen hoe het hele proces zal worden afgehandeld. We hebben ook genoeg artikelen op onze website staan die over incoterms gaan die je overigens kunnen helpen alles te begrijpen. 

Welke incoterms je moet gebruiken, kan lastig zijn, omdat dit afhangt van de aard van het bedrijf en welke goederen worden behandeld. 

Je moet precies bepalen onder welke voorwaarden alle zal gebeuren, zodat er duidelijkheid is wie verantwoordelijk is voor welk deel van het verzendproces.

Hoe kan je BoL het beste aanvliegen?

Zorg ervoor dat je bij het begin van alle ”shipping” activiteiten een ervaren expediteur inschakelt om ervoor te zorgen dat alle documentatie en de stroom van Bill Of Lading correct worden afgehandeld (het is namelijk een uiterst belangrijk proces). 

Je kan overigens ook andere nuttige tips vinden op onze website ofwel inlezen en verdiepen met betrekking tot verzendprocessen, check anders website van overheidsinstanties zodat je alles nog beter snapt. 

Wil je ons vragen stellen? Stuur ons dan een berichtje. 

Verder succes met alles omtrent BoL en het regelen van alles wat daarbij komt!


Reactie plaatsen