Een Chinees woord dat je constant zal horen over zakendoen in China is guanxi. Hoewel guanxi meestal 1 op 1 naar het engels wordt vertaald, betekent het eigenlijk “relatie” in originele taal. Omdat zakendoen in China heel anders werkt dan in andere landen wordt er vaak over geschreven, gepraat en zijn er dus talloze bronnen over te vinden, echter wordt het ook nog weleens verkeerd uit de doeken gedaan en dat is reden genoeg om hier voor eens en altijd duidelijkheid te scheppen omtrent dit begrip.
Laten we eens kijken naar wat guanxi wel en niet is, waarom het belangrijk is en hoe het te ontwikkelen en te onderhouden.
Wat is guanxi?
In wezen gaat guanxi over het opbouwen van een netwerk van wederzijds voordelige relaties die voor persoonlijke en zakelijke doeleinden kunnen worden gebruikt. Feitelijk dus niet veel anders dan het belang van een sterk netwerk bij het zakendoen in welk land dan ook (het mag duidelijk zijn dat netwerken en het goed onderhouden van die relaties een uiterst belangrijke rol spelen bij zakendoen). Wat China betreft speelt guanxi echter een veel belangrijkere rol dan in het Westen. Terwijl je in de andere delen van de wereld bent, kan je misschien een deal sluiten door middel van formele zakelijke bijeenkomsten …in China is het noodzakelijk tijd te besteden aan het leren kennen van jouw Chinese collega's buiten de bestuurskamer tijdens theesessies en dinerbanketten. Naast de tijdsbesteding, kan de diepte van relaties die door guanxi zijn ontwikkeld veel dieper zijn dan zakelijke relaties in het westen. Het is bv. niet ongebruikelijk dat mensen met een sterke guanxi elkaar geld lenen of een groep vormen om samen zakelijke kansen na te streven.
Wat is guanxi niet (een verkeerde interpretatie)?
Hoewel guanxi een belangrijk onderdeel is van het zakendoen in China, is het niet alles en dat is nog weleens waar mensen de plank misslaan. Het hebben van sterke relaties alleen zal er niet voor zorgen dat jij jouw zakelijke doelen in China kan bereiken. Jouw bedrijf zal nog steeds een sterke algehele bedrijfsvoering moeten hebben om succesvol te zijn. Je zal ook met enige scepsis om moeten gaan met degenen die beweren dat alleen guanxi jouw bedrijf in China kan laten slagen. Hoewel deze connecties je absoluut kunnen helpen deuren te openen en nieuwe kansen te vinden, heeft jouw onderneming nog steeds alle andere componenten van jouw bedrijf nodig om sterk te zijn wanneer je echt succesvol wil groeien in China.
Waarom guanxi dan wel belangrijk is voor je bedrijf?
Het belang van guanxi in China heeft zich ontwikkeld ter gevolg van de culturele implicaties van de rechtsstaat en het concept van het gezicht. Het ontbreekt China al duizenden jaren aan een sterke rechtsstaat. Omdat de wet niet vaak in staat is geweest om de wettelijke bescherming te bieden die het in het westen biedt, moesten de Chinezen een ander middel ontwikkelen om onderling vertrouwen te verzekeren in persoonlijke en zakelijke aangelegenheden. Het behouden van het gezicht (niet gezichtsverlies lijden), ofwel de reputatie, van mensen binnen het eigen netwerk is ook een belangrijk kenmerk van de Chinese cultuur. Vanwege het belang van het behouden van hun gezicht, zullen Chinezen gewoonlijk geen misbruik maken van een persoon met wie ze guanxi hebben. Dit is waar, want op het moment dat ze guanxi met hen hebben en ze er misbruik van zouden maken, zouden alle mensen in hun netwerk weten wat ze hebben gedaan en zouden ze het gezicht van dit netwerk verliezen. Door gezichtsverlies zouden ze ook het respect van anderen in de groep verliezen en mogelijk hun verbinding met hun netwerk verliezen. Daarom is guanxi een middel geworden om vertrouwen op te bouwen die de wet Chinese mensen niet altijd kan bieden in persoonlijke en zakelijke aangelegenheden. Om deze redenen zal een Chinees bedrijf zich veel comfortabeler voelen om zaken te doen met een bedrijf met een sterke guanxi, omdat ze denken dat het veel gemakkelijker voor hen zal zijn om hun zakelijke tegenhanger te vertrouwen. Het is even belangrijk voor buitenlandse bedrijven om sterke guanxi te ontwikkelen met Chinese bedrijven en overheidsorganisaties. Deze guanxi helpt jouw bedrijf bij mogelijke issues die bij het zakendoen in China wellicht kunnen voorkomen. Bovendien zullen Chinese bedrijven zich meer op hun gemak voelen om zaken met jou te doen wanneer ze sterke guanxi met jou hebben, omdat jij een sterke relatie met hen hebt opgebouwd of omdat je aan hen bent voorgesteld door iemand in hun netwerk.
Hoe kan je optimale guanxi ontwikkelen en onderhouden
Hoewel het ontwikkelen van guanxi belangrijk is om zaken te doen in China, is het niet per se gemakkelijk te ontwikkelen, vooral niet voor een buitenlands bedrijf. Het hebben van een fulltime, langdurige aanwezigheid in China is essentieel voor het ontwikkelen en onderhouden van guanxi. Om guanxi effectief te ontwikkelen voor jouw bedrijf, is het bovendien nuttig om een geboren Chinees te hebben die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van deze relaties. Een “native” Chinese persoon zal vertrouwd zijn met alles en dus ook vertrouwd zijn met de culturele finesses van het ontwikkelen van guanxi in China. Jouw lokale Chinese staf of vertegenwoordiger moet regelmatig, zowel in formele en informele omgevingen, samenkomen met potentiële en huidige klanten en relevante overheidsinstanties om namens jouw bedrijf sterke relaties op te bouwen. Wanneer relaties met de overheid belangrijk zijn voor jouw bedrijf, kan jouw bedrijf ook overwegen om iemand in dienst te nemen die ervaring heeft te werken met de Chinese overheid op een volledige of parttime basis om namens jouw bedrijf gebruik te maken van hun contacten en ervaring met de overheid.
Tips voor guanxi
Laten we afsluiten met een paar tips die je bij guanxi in je oren zal moeten knopen.
Guanxi is niet een soort van rookgordijn
Het is weleens (vaker) voorgekomen dat bedrijven guanxi helemaal verkeerd begrijpen en gebruiken. Zo is het bv. een keer voorgekomen dat een autobedrijf, welke problemen ondervond goede relaties op te bouwen en van de grond te komen in China, er met flink wat geld tegenaan gesmeten heeft. Feestjes, dure cadeaus en andere pogingen om een wit voetje te halen bij Chinese zakenlieden om “guanxi” met ze op te bouwen. Maar in China zullen ze dit eerder zien in een vorm van overhalen ten gunste van een snelle kortstondige samenwerking (snel geld verdienen), verpakt in overdreven gulheid die niet echt betekenis heeft. Alles is ermee gemoeid een langdurige vruchtbare samenwerking met elkaar op te bouwen in plaats van eventjes snel scoren met opdrachten.
Zakelijk relaties zijn net zoals familie voor guanxi (figuurlijk gesproken natuurlijk)
Familie is een belangrijk aspect van de Chinese samenleving (net zo goed dat in andere landen natuurlijk het geval is) en, zoals je hierboven hebt geleerd, een integraal onderdeel van het “netwerk” van guanxi. Je zal er baat bij hebben de principes van familierelaties in de Chinese samenleving toe te passen op jouw zakelijke relaties. Familierelaties zijn gebaseerd op respect en hiërarchie en jij beschouwt jouw zakelijke relaties precies hetzelfde. Wanneer jij te maken hebt met een senior executive of iemand die ouder is dan jou, wordt jij min of meer “onder” hen gerangschikt in de hiërarchie. Dit betekent niet dat ze geen zaken met jou zullen doen. Het betekent alleen dat je ze moet behandelen met uitzonderlijk respect voor hun anciënniteit. Overweeg deze drie van de vijf essentiële relaties: vader-zoon, man-vrouw en oudere-jongere. Die hiërarchische indeling van relaties legt uit hoe Chinezen (en natuurlijk ook andere landen echter niet altijd) hun relaties beschouwen.
Het nakomen van gemaakte beloftes en afspraken
Dit is vrijwel gezond verstand in elke zakelijke relatie, maar een onfeilbare manier om nooit goede guanxi met jouw zakenpartners te bereiken, is door onbetrouwbaar te zijn. Wanneer jij een specifieke datum hebt vastgelegd of een belofte hebt gedaan met je zakenpartners is het absoluut noodzakelijk dat jij die nakomt. Goede guanxi bestaat uit veel onuitgesproken overeenkomsten, een product van het alomtegenwoordige vertrouwen dat bij guanxi hoort. Wanneer je het vertrouwen van je zakenpartners niet wint zal je waarschijnlijk ook nooit succesvol zakendoen in China.
Aandacht voor gunsten en reageren op de juiste manier
Gunsten zijn een diepgeworteld aspect van de bedrijfscultuur in China en kunnen de sleutel zijn om jou op weg te helpen naar het verkrijgen van de ongrijpbare guanxi. Het is belangrijk om alert te blijven wanneer een Chinees je een plezier doet, want niet beantwoorden zal worden afgekeurd. Dit betekent niet dat je halsoverkop een gunst terug moet doen, maar proportioneel moet reageren. Stel dat iemand je ‘s avonds mee uit neemt op hun kosten …nodig ze uit voor een diner of neem ze mee naar een show. Dat gezegd hebbende, moet je aandacht besteden aan deze gunsten wanneer ze zich voordoen. Ze zijn vaak subtiel en kunnen gemakkelijk worden gemist. Je zal een Chinees niet horen aankondigen: "Deze gunst is een poging om samen met jou guanxi op te bouwen"... let dus goed op!
Met simpele verrassingen kom je een heel eind …
Een gemakkelijke manier om het vertrouwen van een Chinees te winnen, is door een eenvoudig attent gebaar. Stel bv. dat de manager van een bedrijf waarmee jij nauw samenwerkt, een week op vakantie gaat. Je weet dat hij een peperdure poedel heeft en hij is toevallig ook vrijgezel ... bied dan aan oppas te zijn tijdens vakantie. Hoewel hij misschien weigert, toont het feit dat je hem aanbood een niveau van respect dat hij niet zal vergeten. Conceptueel gezien: zoek naar mogelijkheden waar je in kan springen en een helpende hand zal bieden. Chinezen zullen dit onthouden en het zal hun affectieve vertrouwen in jouw voordeel doen veranderen waarmee je dus ook een sterkere guanxi opbouwt. Vanzelfsprekend zijn er nog andere manieren om de beste guanxi te bereiken ...doe er verstandig aan je erin te verdiepen.
