Virtueel team bouwen? Dit zijn de voordelen en valkuilen!
arrow_drop_up arrow_drop_down
13 oktober 2020 

Virtueel team bouwen? Dit zijn de voordelen en valkuilen!

Je ziet steeds meer virtuele teams opduiken, wat voortkomt uit de behoeftes van bedrijven en werknemers die liever in een virtueel team werken dan op vaste locaties van die bedrijven. Een virtueel team bouwen wordt dus steeds meer een trend. Er komen elke keer nieuwe ondernemingen bij die zich verdiepen in hoe ze een virtueel team kunnen inzetten voor alle te verrichten werkzaamheden.

Bij virtuele teams moet je denken aan teams die worden samengesteld uit experts of freelancers die hun expertise inzetten in Nederland, maar ook over de hele wereld.

Verder heeft een virtual team natuurlijk genoeg pluspunten, maar soms komen er ook wat valkuilen bij kijken.

Een virtueel team werkt namelijk iets anders dan een traditioneel team binnen de muren van een bedrijf. Het levert veel voordelen op, echter zal je ook de valkuilen moeten weten om er goed mee van start te gaan.

Er zijn feitelijk 3 belangrijke levels waar je mee te maken krijgt met een virtueel team, namelijk: het sociale, organisatorische en individuele aspect. Ontdek hieronder hoe die zich vertalen naar voor- en nadelen van een virtueel team, maar ook wat er allemaal nog meer bij komt kijken.

Voordelen van een virtueel team

Laten we beginnen met de voordelen van een virtueel team, want die overschaduwen zeker de nadelen ervan.

1. Het bestaan van een virtueel team maakt teamleden gelukkiger

Virtueel team bedrijfscultuurIn een virtueel team werken meestal alle leden op afstand van elkaar, en toch ook samen aan de werkzaamheden die ze uitvoeren. En mensen die in een virtueel team werken zijn vaak gelukkiger dan mensen met een vaste baan, omdat ze veel makkelijker kunnen communiceren met iedereen om zich heen, waarbij ze ook zelf meer controle hebben over hun functie. Het zorgt namelijk voor meer flexibiliteit en balans tussen werk en het leven …veel meer dan je bij een traditionele functie zal hebben.

Er komt natuurlijk ook meer verantwoordelijkheid bij kijken, want je moet wel zorgen dat de werkzaamheden (op tijd) worden uitgevoerd …en timemanagement is dan in de meeste gevallen ook zeker handig.

Verder blijkt ook uit de cijfers dat mensen de voorkeur geven aan werken in een virtueel team dan een normale baan …1 op de 3 geeft zelfs aan virtueel werken te verkiezen boven een loonopslag. En sommige zijn zelfs bereid iets in te leveren op salaris voor het werken in een virtueel team (en de vrijheid om zelf werktijden in te delen).

2. Productiviteit kan een significante stijgen doormaken

Wanneer je een goed virtueel team hebt, zal in de meeste gevallen het werken in zo’n team voor teamleden een geweldige motivator zijn. En het kan zelfs oplopen tot een verhoogde productiviteit van bijna 50% in vergelijking met een traditionele baan. In de meeste gevallen praat je op zijn minst over een toename in productiviteit van zo’n 10% …en dat zijn geen kleine percentages. Een teamlid zal meer zijn of haar best doen, wanneer die niet gebonden is aan een vaste werkplek.Productiviteit virtueel team

Het is ook vrij logisch, wanneer we er even een voorbeeld bij halen. Stel …iemand moet een half uurtje naar werk rijden, maar staat door de gewenste werktijden ook altijd een uur extra in de file (net zoals al die anderen die tussen bepaalde tijden op hun werkplek proberen te komen, zoals gewenst door het bedrijf). Vervolgens is er dus zo’n 3 uur per dag die wordt gebruikt, om van A naar B te komen …zonder dat beide partijen hier echt iets aan hebben (en zeker niet de werknemer, want die krijgt hier niet voor betaalt …op wat reiskosten na, maar die staan niet gelijk aan het uurloon).

Werkt iemand in een virtueel team, heeft dat teamlid er opeens 3 uur extra bij per dag die dus niet aan “werk” gerelateerde zaken hoeft te worden besteedt.

Monitoor de productiviteit van jouw virtueel team met Hubstaff (14 dagen gratis!)

Maar het zal wel leiden tot meer productiviteit …op de eerste plaats zal het teamlid veel gelukkiger zijn en kan die bv. in de ochtend nog even zijn of haar kids afzetten bij school om daarna aan het werk te gaan. En zal die ook flexibeler zijn met de werkzaamheden (wellicht zelfs een deel van die extra tijd gebruiken om wat extra taken af te maken).

Verder kan iemand wel veel productiever zijn in de avonduren …en die vrijheid hebben teamleden ook, waardoor ze dus een stuk efficiënter zullen werken op de tijden die voor hun het beste uitkomen (en ook omdat ze weten dat er dan meer gewerkt wordt).

Zoals je ziet heeft het dus veel voordelen …zowel voor bedrijven, maar ook absoluut voor de virtuele teamleden. Het is niet voor niks dat steeds meer mensen de kracht van een virtueel team inzien!

3. Virtuele teams besparen bedrijven bergen met geld

Er wordt bij dit voordeel vaak een bruggetje geslagen naar Cisco Systems, omdat ze na het faciliteren van een virtueel team meer dan 270 miljoen dollar hebben weten te besparen met hun bedrijf.

Het is natuurlijk een extreem voorbeeld, maar laat wel zien hoever de kostenbesparingen bij grote bedrijven kunnen oplopen.

Je ziet ook dat het gemiddelde onder de meeste bedrijven, uitkomt op een kostenbesparing van zo’n 2000 dollar per werknemer (wereldwijd).

Ongemerkt zijn er namelijk een aantal dingen die niet meer nodig zijn, omdat virtuele teamleden vaak een eigen kantoor hebben of op andere locaties werken. Je kan hierbij denken aan meubels (stoel, bureau, kasten) …maar ook een heleboel andere dingen zoals elektriciteit, gas, water, keuken of lunchgedeelte, wc en kantoorspullen (zoals een PC of laptop, printer, papier en inktpatronen of toners, software en nog veel meer van dat soort zaken).

Nog een groot voordeel dus dat een virtueel team met zich meebrengt …die bedrijven zeker gaan merken in hun portemonnee, waardoor er natuurlijk ook meer budget vrijkomt voor andere dingen.

Kosten van een virtueel team

4. Je hebt toegang tot veel meer talent

Wanneer je van plan bent te starten met een virtueel team, heb je ook veel meer toegang tot talent. Het voordeel is namelijk dat je niet meer gebonden bent aan werknemers binnen jouw bedrijf of in de lokale gemeenschap …maar je kan met een paar muisklikken de hele wereld bereiken. Zo heb je hiervoor bv. Fiverr, Toptal en Freeup waar je die mensen kan vinden.

Beste freelancer vinden

Meestal wordt Fiverr ingezet voor de meer simpele taken die je tegen niet al teveel kosten wilt laten uitvoeren. Je kan hierbij denken aan het ontwerpen van een logo (waar je normaal veel meer aan kwijt bent bij een designbureau) …die je meestal al voor 5 dollar (of iets meer) kan laten maken.

Toptal en Freeup kan je gebruiken om talenten (experts) binnen te halen, om vervolgens projecten mee te starten of zelfs langdurige samenwerkingen mee aan te gaan.

Je kan namelijk experts tegenkomen die opeens heel goed blijken te passen binnen het virtuele team …en zo kan je steeds meer samenwerken.

Wil je een virtueel team starten, neem dan eens een kijkje op deze platformen.

5. Je kan 24 uur bedrijfsmatig operationeel zijn

Stel je eens voor dat je bedrijf 24 uur per dag open kan zijn en 7 dagen per week …je kan dit met een virtueel team voor elkaar boksen. In een traditionele bedrijfsstructuur zou personeel hiervoor in verschillende diensten moeten werken en ook echt aanwezig dienen te zijn op bv. kantoor. Maar bij een virtueel team kan je gebruik maken van teamleden over de hele wereld.

Het voordeel zit hem dus in de tijdzones …is in Amsterdam de werkdag bijna klaar, begint die net in New York (USA) en daarna weer andere delen van de wereld. In principe kan je dus met teamleden uit andere werelddelen afspreken dat ze doorgaan met het werk waar hun Nederlandse collega’s gestopt zijn.

En wanneer die weer klaar zijn …kan het weer door die Nederlandse teamleden worden opgepakt of anderen die zich in jouw virtuele team bevinden.

Met alle technologie vandaag de dag kan er ook heel makkelijk geschakeld, gecommuniceerd en afgestemd worden …soms kunnen tijdzones van verschillende teamleden wel eens hinder veroorzaken, omdat zo niet iedereen op hetzelfde tijdstip bereikbaar is om met werk bezig te zijn. Maar over het algemeen overschaduwen de voordelen absoluut de nadelen.

Je kan op die manier ook 24 uur per dag klanten te woord staan, indien dit nodig is voor jouw business …want de klantenservice overlapt elkaar mooi op die manier, waardoor je met een internationale klantenkring hier ook de vruchten van plukt.

6. Je draagt ook een steentje bij aan natuur en milieu

Het creëren en faciliteren van een virtueel team zorgt ook voor een (nog) schoner milieu …immers, die teamleden hoeven niet met de auto of openbaar vervoer naar het werk te reizen. En er zijn verder nog een paar kleine dingen die dit voordeel kracht bij zetten (zoals verwarming en verkoeling met bv. een airco, watergebruik en elektriciteitsverbruik wanneer mensen vanuit hun eigen kantoor of een andere locatie werken).

Toen Xerox (groot bedrijf in onder andere kantoorartikelen) virtuele teams ging gebruiken, hebben ze hun “carbon footprint” (CO2-voetafdruk) aanzienlijk weten te verlagen. We praten dan over een vermindering van 41.000 ton.

En ook op kleinere schaal draagt het natuurlijk zijn steentje bij …op het moment dat er steeds meer virtuele teams ontstaan, zal het gezamenlijke effect natuurlijk net zo groot (of zelfs nog veel groter) zijn.

7. Je tijd naar de markt is korter

Flexibel werkenHeb je een virtueel team met daarin ook teamleden in andere tijdzones …dan is de tijd die aan projecten wordt besteedt meestal ook korter. Wanneer namelijk meerdere teamleden aan hetzelfde project werken en die zich in verschillende tijdzones (landen of continenten) bevinden, zal dat sneller voltooid worden. Zo kan je bv. ook sneller de markt bestormen met je nieuwe producten …en de productlancering dus een stuk sneller realiseren.

En verder is het voordeel ook dat je (internationale) klanten sneller te woord kan staan door bv. gebruik te maken van een klantenservice, bestaande uit teamleden in alle verschillende (belangrijkste) tijdzones.

Zo lever je dus niet in op een snelle lancering en worden klanten die met vragen zitten ook gelijk op hun wenken bedient.

8. Het biedt kansen talenten aan te stellen die eerst niet beschikbaar waren

Wanneer je naar de USA kijkt …dan heeft ongeveer 20% van de werknemers een onbekwaamheid die in een traditionele functie voor kleine issues of zelfs problemen kunnen zorgen.

Om een voorbeeld te geven: stel een werknemer heeft een ongeluk gehad, en daarbij een iets meer langdurige blessure opgelopen. Maar het bedrijf waar deze persoon werkt is 2 uur rijden en ook nog eens een groot kantoor (met grote wandelgangen en meerdere verdiepingen die met een trap en zonder lift te bereiken zijn. De persoon in kwestie heeft echter wat meer moeite met lopen dan normaal, laat staan traplopen. En het wordt dus tijdens die (tijdelijke) blessure heel lastig om in die omgeving al het werk te verrichten.

Maar kan die persoon in een virtueel team werken, is het veel makkelijker …en kan toch het talent worden ingezet van deze geblesseerde werknemer.

9. Een virtueel team neemt doorgaans minder dagen vrij

Over het algemeen nemen virtuele teamleden minder vrij …dit heeft natuurlijk voordelen voor wanneer er nog genoeg taken liggen die gedaan kunnen worden.

10. Hogere loyaliteit bij virtuele teams

Hoewel teamleden van een virtueel team op afstand werken vanuit een eigen kantoor of andere gewenste locatie, vinden ze natuurlijk net zoals bij een traditionele werkplek hun inbreng belangrijk (misschien nog wel meer zelfs). Een virtueel teamlid zal hoogstwaarschijnlijk enkel het team verlaten wanneer dit niet of minder het geval is. Over het algemeen zijn virtuele teamleden gedreven, blij met hun eigen werkindeling en uiterst loyaal.

En wanneer de wisselwerking tussen managers en teamleden goed verloopt, zijn het daarom vaak uiterst vruchtbare samenwerkingen.

Uiteindelijk is dat ook wat je probeert te bereiken, een virtueel team waarin iedereen zijn best doet om tot de gewenste resultaten te komen …en waarin iedereen ook tevreden is en inbreng heeft.

Je zal dus ook merken dat na het opbouwen van een goed virtueel team, er niet op reguliere basis opzoek hoeft te worden gegaan naar nieuwe teamleden.

Wanneer een virtueel team goed draait …zijn de leden namelijk bijna altijd loyaal.

Valkuilen van een virtueel team

Hieronder laten we je een aantal valkuilen van een virtueel team zien …zorg ervoor dat je die op de juiste manier aanpakt, om er niet (zoals andere ondernemers) in te hoeven trappen en een flitsende start kan maken met je virtuele team.

1. Je werkt in een virtueel team op basis van vertrouwen

Bij het creëren van een virtueel team, zal je eigenlijk een soortgelijke procedure moeten hanteren zoals dat ook bij een traditioneel bedrijf wordt gedaan. Managers kunnen zo hun teamleden vertrouwen, en vervolgens een vruchtbare samenwerking aangaan. Het wordt een stukje lastiger wanneer je totaal niet weet waar je virtuele team mee bezig is.Non disclosure agreement

Er bestaat altijd een kans dat sommige teamleden er een potje van maken, tijd besteden aan persoonlijke dingen en niet aan de taken die ze moeten verrichten of dat er andere issues een rol gaan spelen wanneer je team niet zo betrouwbaar blijkt of duidelijk is wat de taken zijn.

Je zal dus alles goed moeten organiseren, waarbij er natuurlijk ook managers kunnen worden aangesteld die de boel runnen. Er kan dan met bv. meetings, video-calls of normale telefoongesprekken het een en ander worden afgestemd. Op die manier zal er vertrouwen zijn, bouw je een solide virtueel team op en zal alles op rolletjes lopen.

Verder zal je al gauw merken of de leden van het team voor de “job” geschikt zijn of niet, en kan je vervolgens steeds meer met elkaar gaan samenwerken. Het is dus met name in de beginfase belangrijk elkaar goed te leren kennen, waarbij je ook elkaars expertises ontdekt …een goede start zal dus vaak resulteren in vruchtbare en langdurige samenwerkingen.

2. Teamleden kunnen meer op eigen houtje werken

Zelfstandig werken in een virtueel teamMet een virtueel team zal je vaak te maken krijgen met teamleden die allemaal hun taken afzonderlijk van elkaar uitvoeren, en dus niet per definitie in een soort samenwerkingsverband het werk hoeven uit te voeren. Er word natuurlijk wel aan een gezamenlijk groter doel gewerkt …maar de taken worden meestal door de virtuele teamleden apart uitgevoerd. En dat is op zich ook prima, want het werkt!

Je zal echter wel een soort samenwerking willen creëren, zodat teamleden altijd met elkaar in verbinding staan en ook vragen, suggesties of opdrachten kunnen doorspelen aan andere teamleden.

Hierbij is ook belangrijk te snappen dat veel teamleden vaak per mail communiceren, en hoewel dit meestal goed gaat …kan het ook voorkomen dat dingen niet duidelijk worden uitgeschreven of verkeerd overkomen. Er kunnen nu eenmaal teamleden tussen zitten die hier minder goed mee omgaan.

Verder zal je wellicht 1 keer per week (of misschien zelfs wel maand) een (video) call houden …en de rest zal toch meestal via de telefoon of chatdiensten verlopen.

Het is dus zaak hier goed mee om te gaan …en te zorgen dat alles goed draait, waarbij het natuurlijk nog wenselijker is dat een team goed bij elkaar past.

3. Sociale aanwezigheid bij virtuele teams

Ga je naar een kantoor of andere werkplek …dan krijg je te maken met collega’s en een sociale omgeving waarin je werkt. Het staat ook wel bekend onder de naam “water cooler effect” (met name dan in Amerika, omdat die dingen daar veel frequenter in een kantoorruimte staan). Maar je hebt dus een sociale kring aan collega’s die bij virtuele teams meestal ontbreekt.

Bij een virtueel team heb je natuurlijk andere sociale kringen zoals die van een gezin, partner of familie die in de buurt zijn …wellicht zelfs vrienden die tussendoor langskomen in bv. de pauze die je neemt.

Het zijn echter geen collega’s van je (tenzij ze werk voor je verrichten of ook onderdeel uitmaken van hetzelfde virtuele team waar jij in werkt).

Met virtuele teams werk je natuurlijk ook samen, maar ook vanuit een eigen kantoor …en meer op afstand van elkaar.

En virtuele teamleden hebben natuurlijk veel meer de mogelijkheid (vrijheid) om lekker te socializen met anderen …maar het is natuurlijk wel belangrijk dat de taken worden uitgevoerd en verantwoordelijkheden worden genomen.

4. Tijdzones en communicatie kan soms stroef verlopen

Je kan bij een virtueel team te maken krijgen met teamleden die zich over de hele wereld en dus in verschillende tijdzones bevinden (niet wanneer je alleen met teamleden in bv. Nederland werkt natuurlijk, of eventjes over de landsgrenzen). Maar wanneer je in die verschillende tijdzones werkt …zal je hier ook vaker rekening mee dienen te houden. We geven je hieronder even een voorbeeld om het wat duidelijker te maken.Tijdzone virtueel team

Stel …jouw team bestaat uit 5 leden waarvan jij en 2 andere teamleden in LA (USA) wonen, er eentje in NY (USA) zit en een ander in London …je krijgt nu te maken met 3 verschillende tijdzones. Is het 14.45 uur bij jou …dan is het 17.45 uur bij je collega in NY (die al met het avondeten bezig is) en 22.45 uur bij je teamlid in London.

Het is niet altijd makkelijk om een juiste balans te vinden, zodat je correct omgaat met die verschillende tijdzones.

Je wilt namelijk taken zoveel mogelijk neerleggen bij de mensen die op dat moment aan het werk zijn. In de praktijk komt het echter ook nog weleens voor dat degene die een boodschap verstuurt, enkel uitgaan van de locatie waar die persoon zich bevindt. Het is belangrijk om goed op de tijdzones te letten, zodat je zoveel mogelijk tijdens werkuren contact met elkaar legt …en daarbuiten van het leven geniet.

5. Virtuele teamleden moeten beschikken over technologie

Wanneer je een traditionele werknemer bent, bestaat er een grote kans dat de organisatie waar je werkt betaalt voor de faciliteiten om op afstand te werken. Maar werk je in een virtueel team, zal je dit soort zaken zelf moeten regelen. Je kan hierbij denken aan een laptop, PC, printer, software (voor de communicatie of andere werk gerelateerde doeleinden) …en natuurlijk ook een kantoor of locatie waar je met een internetverbinding kan werken.

Je zal die dingen allemaal op voorhand zelf moeten betalen …en hoewel dat bv. in Nederland allemaal iets makkelijker gaat, is het in sommige minder ontwikkelde landen nog weleens eens een uitdaging.

Maar het zijn wel dingen die je zelf dus moet regelen …echter hebben de meeste experts die in een virtueel team werken een kantoor met al die faciliteiten.

6. Er komen ook bij virtuele teams discussies voor

Het kan net zo goed voorkomen bij virtuele teams, en dat zijn namelijk discussies. Ze verdwijnen dus niet opeens, wanneer je omschakelt naar een virtueel teamverband. De manier waarop issues worden geadresseerd en de reactie erop is wel anders. Wanneer je samenwerkt op de traditionele manier, kan je gelijk met elkaar in discussie gaan en ook de lucht gelijk klaren. Bij een virtueel team kan het zijn dat iemand over de mail met een ander in discussie gaat en vervolgens een paar uur moet wachten op een reactie.

Sommige managers vinden het nog weleens lastig hier een goede draai aan te geven …maar je kan dus altijd met dit soort zaken te maken krijgen, alleen op een iets andere manier dan bij een traditioneel team.

Natuurlijk is de beste methode een goed virtueel team samenstellen die makkelijk met elkaar samenwerkt zonder teveel issues …of die gaande weg heel simpel oplost (op die manier heeft een manager er namelijk minder werk aan, en kan er meer tijd worden besteedt aan de daadwerkelijke werkzaamheden).

7. Wijs duidelijke rollen aan in een virtueel team

Echter …is dit niet altijd het geval. Wat ertoe kan leiden dat teamleden niet precies weten wat hun rol is in het virtuele team, of dat taken niet duidelijk zijn (of in overeenstemming met elkaar zijn bereikt). Iedereen heeft elkaar nodig in een virtueel team, en wanneer dit soort kleine dingetjes beginnen te brokkelen …dan wordt het virtuele team ook wat breekbaarder.

Zorg ervoor dat je duidelijk rollen aanstelt …en dat de werkzaamheden ook (in overleg met andere teamleden) helemaal duidelijk zijn.

Op die manier zal je namelijk het beste uit een virtueel team halen, en niet continue allerlei brandjes aan het blussen zijn …die tevens helemaal niet nodig en alleen maar tijdrovend zijn.

Interesse in een virtueel team?

Wil jij zelf een virtueel team opbouwen …dan raden we je aan al deze tips mee te nemen op die reis. Het zal je bij een goede uitvoering veel voordelen opleveren en verassende zeeën tijd en geld besparen. Je moet dan wel zorgen dat er een goede aanpak wordt gehanteerd, uiteraard van begin af aan!

Je wilt geen belangrijke aspecten skippen, of zelfs helemaal niet meenemen …want dat zal je gaande weg alleen maar bezig raken met tijd-consumerende zaken, terwijl het doel juist is meer vrijheid te creëren.

Een virtueel manager worden biedt namelijk niet een hoop financiële voordelen (meer winst en minder kosten), maar bij het aanstellen van de juiste mensen kan je ook meer genieten van het leven met die extra inkomsten …en werk je niet meer IN maar AAN je bedrijf (en stuur je lekker vanuit een helikopterview jouw onderneming de juiste kant op).

Over de schrijver
Hallo, Ik ben bas. Ondernemer op Slippers is de beste samenvatting van mij! Ik reis samen met mijn familie de wereld rond terwijl de business doordraait! Eigenaar van DisQounts International BV. Toonaangevend in FMCG (Fast moving Consumer Goods) en winnaar van het snelst groeiende crossborder E-Commerce bedrijf van Nederland! En natuurlijk Plazatalk, een platform waarin wij (startende) ondernemers helpen succesvol te verkopen via Marketplaces zoals bol.com en Amazon! Ik probeer over interessante onderwerpen blogs te schrijven. Mocht je leuke / interessante onderwerpen weten waarover we kunnen schrijven, laat dan een reactie achter onder deze blog. Veel leesplezier!
Reactie plaatsen

We maken gebruik van cookies