Je wilt gaan importeren uit China en hiermee zo snel mogelijk aan de slag. Zonder enige ervaring sta je aan de startblokken klaar om zaken te doen. Hier ligt wel een gevaar op de loer. Zeker wanneer je net begint moet je beseffen dat er ook bepaalde risico’s zitten aan inkopen in China.
Na een paar keer importeren zal je pas echt de flow snappen. Je raakt bekend met de stappen, termen die worden gebruikt en hoe Chinese fabrieken werken.
Ga je voor het eerst importeren uit China? Dan zal je dus moeten uitkijken voor de nodige beginnersfouten die kunnen worden gemaakt.
Gelukkig hebben wij van de 18 meest voorkomende beginnersfouten een opsomming gemaakt. Je vindt ze hieronder.
Maak deze 18 beginnersfouten niet bij inkopen in China
Je wilt het liefst zo snel mogelijk beginnen dat is ook logisch. Zorg er toch eerst voor dat je alle onderstaande beginnersfouten even goed doorneemt. Het zal je een hoop kopzorgen besparen en bijdragen aan het succesvol importeren uit China.
1. Het “Urgent Bestellen Syndroom”
Het is een veel voorkomende beginnersfout die startende importeurs maken. Je zou dit het “Urgent Bestellen Syndroom” kunnen noemen. Hiermee word bedoeld zo snel mogelijk een order plaatsen, waarbij er een heleboel belangrijke stappen worden overgeslagen.
Hoewel het begrijpelijk is dat je als starter enthousiast bent en gelijk wilt bestellen, is het niet slim. Sterker nog het kan zelfs uitlopen op een ramp.
Zo kan het ertoe leiden dat je vereisten voor de kwaliteit niet specifiek genoeg maakt. Of nogal nonchalant doet over kwaliteitscontroles voor je producten. Door bijna onhaalbare deadlines te stellen voor Chinese leveranciers, gaan deze misschien wel belangrijke procedures overslaan om tijd te besparen.
Je schuift tevens goede leveranciers aan de kant
Verder zal je met jouw gehaast, waarschijnlijk ook een heleboel goede leveranciers aan de kant zetten. En dat puur en alleen maar vanwege het feit dat ze iets langere levertijden hebben. Het feit dat ze die hebben zou zomaar kunnen komen omdat ze kwaliteit leveren en het hierdoor drukker hebben. Heb je daar al eens over nagedacht?
Wat je ook vaak ziet is, dat er bij inkopen in China, enkel agressief wordt ingezet op snelle levertijden. Om in de praktijk maar iets sneller te zijn dan de gemiddelde levertijden.
Of dat er teveel tijd wordt, besteedt aan het onderhandelen over leveringstijden. Waardoor je alsnog meer tijd inlevert en niet veel sneller bent dan de rest. Het gehaast kan er wel toe leiden dat je producten aan kwaliteit inleveren, wat natuurlijk niet de bedoeling is.
En de kwaliteit van je producten weegt zwaarder dan iets snellere levertijden!
2. Producten niet tot in detail met elkaar vergelijken
Voor de meeste nieuwe importeurs begint de zoektocht op Alibaba of Aliexpress. Na een lijst van leveranciers te hebben samengesteld, ga je vervolgens filteren en de lijst korter maken. Bij het uitkiezen van de beste leveranciers is prijs een van de belangrijkste factoren.
Op zich is het natuurlijk goed te vergelijken op de prijs, om te kijken welke leverancier het goedkoopste kan leveren. Toch wordt hierbij meestal niet tot in detail een vergelijking gemaakt tussen de producten. Er zijn allerlei subtiele verschillen mogelijk. Je kan hierbij denken aan materiaalkeuze, componenten, welke verf er wordt gebruikt of de afmetingen van een product. De dikte is hierbij een aanpassing die vaak voorkomt om de prijs te drukken.
Ben je goed bekend met jouw producten, dan is de kans kleiner dat dit gebeurt tijdens je inkopen in China. Maar de kans erop blijft bestaan, gezien veel ervan pas laat aan het licht komen.
Doe goed onderzoek naar je producten tot in detail
Het komt nog steeds veel te vaak voor dat dit soort zaken onopgemerkt blijven. Hier zijn de goede leveranciers dan de dupe van. Hetzelfde geldt natuurlijk voor jou, omdat je deze leveranciers (die wel hoge kwaliteit leveren) aan de kant hebt geschoven. Vanwege een iets duurdere prijs.
Je kan het voorkomen door echt goed onderzoek te doen naar het product dat je wilt verkopen. En deze goed te kennen tot in detail. Veel vragen stellen en erachter komen waar bottlenecks liggen omtrent kwaliteit, helpen je enorm bij je inkopen in China.
3. Overschatting van de winstmarge op producten
Dit is wederom een beginnersfout die vaak voorkomt tijdens inkopen in China. Ondanks dat je meestal lagere productiekosten betaalt voor een product, kan het zijn dat door andere kosten de winstmarge tegenvalt. Zo zijn er verschillende partijen betrokken bij het importen uit China, waarmee kosten oplopen en winstmarges afnemen.
En er zijn nog veel meer kosten waar je wellicht rekening mee zal moeten houden. Dit kan gaan om Amazon fees (bij het verkopen van je producten via Amazon). Verder kan je nog denken aan marketing- en transportkosten in eigen land, professionele fotografie en veel meer. Tel je al deze kosten bij elkaar op, dan is de winst niet altijd rendabel. In dat soort gevallen kan de keuze voor een ander product een betere optie zijn.
Je moet altijd alle kosten doorberekenen om echt een goed beeld te vormen van je winstmarges!
4. Geen idee hebben hoe schaalvoordeel werkt
Dit is voor veel importeurs een lastige en kan even duren voordat je het onder de knie hebt. Maar het speelt bij inkopen in China wel een cruciale rol voor de totale kosten van je producten.
Wanneer je bezig bent met je zoektocht naar leveranciers en de eerste mails verstuurd zijn, zal je vaak vragen krijgen. Deze zullen met name gaan over de grootte van je bestelling.
Je antwoord heeft effect op de volgende zaken:
• Of je opnieuw reactie krijgt van de leverancier.
• De prijs die je krijgt van de leveranciers (hoog of laag).
• Het servicelevel dat de leverancier je geeft.
• Welke mogelijkheden er zijn voor je producten (whitelabel, private label en meer).
• Logistieke kosten per eenheid.
Wat zijn de belangrijkste factoren?
Al deze factoren hebben een significante invloed op de totale kosten en kwaliteit van je producten. De “logistieke kosten per eenheid” is misschien nog wel de belangrijkste. Het gebeurt nog maar wat vaak dat er winstmarges verloren gaan, door fouten die worden gemaakt met “LCL shipments” (Less than Container Load). Informeer hier goed naar voordat je inkopen in China gaat doen.
5. Perfectie verwachten bij kleine orders
Het is vanzelfsprekend goed te streven naar perfectie voor je producten. Om die reden geef je ook heel duidelijk en specifiek je eisen door aan leveranciers. Door dit te doen help je kwaliteitsproblemen of de risico’s hierop te verkleinen. Meestal doe je dit door op voorhand ook veel vragen te stellen aan de partij waarmee je zaken doet. Het komt ten goede van je inkopen in China.
Je moet hierin alleen wel onderscheid maken in het nastreven en het altijd verwachten van absolute perfectie. In de praktijk blijkt dat dit (zeker wanneer je zaken doet met kleine Chinese fabrieken) niet altijd haalbaar is. Hetzelfde geldt voor wanneer je een eerste keer zaken doet met leveranciers.
Hier zijn verschillende redenen voor. Het heeft te maken met hoe Chinese fabrieken werken. Maar ook schaalvoordeel, het gedachteproces van Chinese werknemers en wat ze zelf perfecte of acceptabele producten vinden.
Streef naar perfectie, voldoe aan eisen maar verspil geen tijd
Wat ook soms voorkomt, is dat er wordt geprobeerd kleine (onbenullige) dingen te perfectioneren. Het kost veel meer tijd om dit helemaal perfect te krijgen. De tijd die je hieraan spendeert, wordt nu verspilt, terwijl je er ondertussen ook meer verkopen mee zou kunnen realiseren.
In sommige gevallen zijn bepaalde vereisten natuurlijk essentieel. Stel dat je FBA van Amazon (Fulfillment by Amazon) gebruikt, dan moeten je producten en verpakkingen aan bepaalde eisen voldoen. Je moet dus wel voldoen aan eisen, waarbij je ook mag streven naar perfectie. Zolang het maar in verhouding blijft met de waarde van je bestelling.
Wees je er ook van bewust dat het een paar bestellingen kan duren, voordat de Chinese leverancier alles goed doorheeft. Oftewel, hoe jouw producten gemaakt en verpakt dienen te worden volgens jouw wensen en eisen.
6. Gebruiken van Paypal
Hoewel er verschillende beginnershandleidingen zijn voor inkopen in China die het gebruik van Paypal adviseren, doen wij dat niet. Het niet gebruiken ervan heeft te maken met verschillende kwesties. Je betaalt op de eerste plaats servicekosten. Deze kunnen flink oplopen en je winstmarges ruïneren.
Een veel voorkomend argument is dat Paypal je wat meer zekerheid biedt. En de leveranciers er niet zomaar met je geld vandoor kunnen gaan. Wanneer dit een reden is om Paypal te gebruiken, heb je niet genoeg onderzoek gedaan naar jouw leveranciers. Voor je ook maar 1 order plaatst moet je er zeker van zijn, dat je met vol vertrouwen kan bestellen. En dat je leverancier voldoet aan al jouw wensen en eisen.
Zorg dat je professioneel overkomt en gebruik geen Paypal
Verder is de internationale handel een enorme industrie. Paypal verstoort het systeem, omdat veel partijen niet gediend zijn van zaken doen met Paypal. Je doet er dan ook niet goed aan dit te eisen van je leveranciers. Je zal er tevens onervaren mee overkomen, waar in sommige gevallen zelfs misbruik van wordt gemaakt.
Of je nu veel koopkracht hebt of niet, belangrijkste is dat je weet waar jij mee bezig bent. Zelfs wanneer je voor het eerst inkopen in China gaat doen.
7. Niet nakomen van regels en wetgeving
Ongeacht naar welk land jij importeert, bestaan er veel regels voor producten die de douane passeren. Ben je niet op de hoogte van deze regels of snap je ze niet goed, dan kunnen er problemen ontstaan. Het is jouw verantwoordelijkheid om op de juiste manier en volgens regels en wetten producten te importeren. Zorg dan ook dat je goed op de hoogte bent en doe bij twijfel over bepaalde zaken verder onderzoek.
Zo voorkom je dat producten in beslag worden genomen, of er zelfs boetes volgen voor nalatigheid.
8. Weinig onderzoek doen naar vervoersbedrijven
De vervoersindustrie is enorm groot en niet elke vervoersbedrijf is op het gebied van prijs hetzelfde. Het is een competitieve industrie waarbij je goed moet vergelijken voor je met iemand in zee gaat.
Hierbij moet je ook opletten niet bij de neus genomen te worden, omdat jij een onervaren importeur bent.
Net zo goed dat het belangrijk is onderzoek te doen naar leveranciers, moet je hetzelfde doen voor je vervoersbedrijf (forwarder). Mits je al een goede relatie hebt opgebouwd met een vervoersbedrijf, zal je eerst een aantal zaken goed moeten snappen. Het belangrijkste hierin zijn dat duidelijk is waar kosten voor staan en welke verzendmogelijkheden je hebt.
Je moet voorkomen dat na jouw inkopen in China, teveel wordt betaald voor het verzenden van de producten. Doe daarom goed onderzoek en snuffel eerst eens rond voordat je besluit zaken te doen met een partij.
9. Je bedrijfsgrootte kenbaar maken bij leveranciers
Een andere beginnersfout is de aanname dat Chinese leveranciers hetzelfde beeld hebben van jou, in vergelijking met hun eigen onderneming. In de Chinese cultuur zien ze dit anders en bekijken ze het meer op de manier “groter is beter”. Ze gaan ervan uit dat hoe meer werknemers je hebt, des te groter je bedrijf en opslagruimte. Hoe duurder je auto, des te groter je succes! Hoewel dit misschien vaak opgaat, is dat natuurlijk lang niet in alle gevallen zo.
Het is daarom slim bij het aanmaken van een online profiel voor je inkopen in China, net genoeg te overdrijven. Zodat Chinese bedrijven je niet aan de kant zetten of wellicht onbelangrijk vinden. Dus ga niet uitleggen dat je net begint maar doe jezelf groter voor. Zodat wanneer Chinese leveranciers je profiel en website bekijken, ze niet denken dat het om zomaar een deal gaat.
Communiceer ook op dezelfde manier
Het moet ook niet beperkt blijven tot enkel een profiel op B2B platformen, ook je communicatie moet zo zijn. De Chinese fabrieken loodsen je niet zomaar door het gehele importproces. Er bestaat ook de kans dat wanneer jij niet weet waar je over praat, ze dit doorhebben. Het komst zelfs voor dat Chinese fabrieken misbruik maken van dit soort ontdekkingen.
10. Verwachten dat je “Sales Agent” alles wel regelt voor je
Je moet er ook niet vanuit gaan dat je “Sales Agent” alles voor je regelt en opschrijft voor je. Dit is volledig aan jou de taak, jij bent de importeur en dient al jouw zaakjes op orde te hebben.
Zorg dat alles bij het sluiten van de deal voor 400% duidelijk is. En laat alle afspraken door je leverancier meerdere keren bevestigen.
Een mogelijke taalbarrière kan ertoe leiden dat er misverstanden ontstaan. Zorg er dan ook voor dat alles meer dan 1 keer wordt gecheckt.
11. Niet onderhandelen over betalingstermijnen
De meest gebruikelijke betalingstermijn voor leveranciers die je producten maken, is een storting van 30% om te starten. Vervolgens de andere 70% wanneer de productie helemaal klaar is. In sommige gevallen kan het voor importeurs belangrijk of zelfs essentieel zijn betere voorwaarden te onderhandelen. Hierbij is het meestal de bedoeling dat het percentage van de opstartkosten iets lager komt te liggen.
Vraagt de leverancier het grootste deel van de kosten voor de productie op voorhand? Dan kan er iets mis zijn. Wellicht proberen ze je dan om de tuin te leiden. Het kan bij bepaalde producten soms voorkomen dat er andere voorwaarden gelden, denk hierbij aan 50 / 50. Maar over het algemeen moet je echt minimaal uitgaan van 30% vooraf en 70% na het voltooien van de productie.
12. Niet onderhandelen bij doorlopende bestellingen
Tijdens je inkopen in China is een goede relatie opbouwen met je leveranciers heel belangrijk. Hierbij kun je ook de voorwaarden van betalingen onderhandelen. Zo zou het je ultieme doel moeten zijn om je inkopen in China te doen met “net 30” of “net 60”. In het Nederlands betekent dit dat je pas 30 of 60 dagen na ontvangst van de goederen, de leverancier betaalt.
Het kan voor beide partijen een win-win zijn. Voor kleine leveranciers kan een minimale aanbetaling voor het starten van de productie al winst zijn. In sommige gevallen is zelfs 100% nadat de productie klaar is gunstig. Je zou hier dan ook altijd naar moeten streven. Je bouwt hiermee namelijk (wanneer het een beetje loopt) meer vertrouwen op met elkaar. Verder vergroot het ook je koopkracht.
13. De aanname dat je defecte producten terug kan sturen
Het is illegaal om defecte producten naar China te verzenden, de Chinese douane zal deze in beslag nemen. De kosten die je eraan kwijt bent eten je winstmarge op, omdat je verantwoordelijk bent voor de verzendkosten. Er zijn veel betere en goedkopere manieren om het risico van defecten in te dekken. Je kan een goede kwaliteitscontrole laten doen nadat de productie klaar is. Of de producten in eigen land laten repareren. En zo zijn er nog meer manieren om het risico hierop te beperken.
14. Denken dat de Chinese fabriek, Westerse gewoontes hanteert
Sommige importeurs die inkopen doen in China, denken blijkbaar niet altijd dat ze zaken doen in China. Hoewel je makkelijk vanaf elke locatie contact legt met een laptop en internet, doe je nog steeds zaken in China! Toch sluipt het er bij veel (beginners) in dat de westerse bedrijfscultuur boven die van de Chinese bedrijfscultuur word gesteld.
Je niet verdiepen in de Chinese bedrijfscultuur kan een gemiste kans zijn. Door deze goed te begrijpen zal dit namelijk herkent worden door je Chinese leveranciers. Het verbetert de band en maakt de relatie tussen jou en je leverancier sterker.
15. Leveranciers niet verifiëren
Natuurlijk helpt het wanneer een leverancier een geverifieerde account heeft op Alibaba of een ander groot platform. Maar het biedt nooit 100% garantie.
Er zijn meer manieren om onderzoek te doen. Grijp die dan ook aan om je leverancier zo goed mogelijk te screenen. Een voorbeeld hiervan is examinechina.com.
Veel kopers willen zo gretig inkopen in China doen dat ze laks worden in het doen van onderzoek naar leveranciers. Zorg dat jij dit wel doet!
16. Geen back-up plan hebben tijdens het productieproces
Er kan gaande weg altijd iets mis gaan. Zorg dat je altijd bent voorbereid op dit soort dingen door het een paar stappen voor te zijn. Met een back-up plan ben je altijd klaar voor dit soort verrassingen.
17. Geen persoonlijke relatie opbouwen met je leverancier
Inkopen in China is meer dan alleen maar producten verschepen naar eigen land. Je producten worden niet door robots gemaakt, maar door mensen. Het is dan ook belangrijk dat je een goede relatie opbouwt met iedereen waar je contact mee hebt.
Elke relatie die je opbouwt met iemand van de fabriek waar je inkopen doet, komt ten goede van de samenwerking.
In China is het helemaal een belangrijk onderdeel van het zaken doen. Vrijwel alles draait om goede relaties en vertrouwen in elkaar hebben.
Heb je inmiddels een goede band met je “Sales Agent” opgebouwd? Probeer dan vervolgens ook een goede communicatie op te bouwen met managers of andere personeelsleden.
18. Niet onderhandelen over additionele goederen
Het kan zijn dat je tijdens inkopen in China niet kiest om een kwaliteitscontrole te laten uitvoeren. Ondanks dat dit meestal gauw een paar honderd euro kost, kan het (zeker bij grote orders) wel slim zijn.
Doe je dit niet dan is een andere optie je leverancier te vragen een klein percentage producten meer te leveren. Tegen dezelfde prijs. Zo ben je enigszins ingedekt voor wanneer er bij jouw bestelling producten zitten die defect blijken te zijn.
Zorg dat je goed bent voorbereid voor je inkopen in China!
Het kan voordeel bieden te importeren uit China en veel ondernemers doen het daarom ook. Maar je ziet nu dat het ook een aantal valkuilen kent. Helemaal wanneer je net begint, moet je alles uit dit artikel goed op je in laten werken. De genoemde zaken kunnen namelijk een bepalende factor vormen voor je succes en beperken de kans op een zeperd.
Neem ook de tijd voor je inkopen in China, het te haastig nemen van beslissingen kan soms verkeerd uitpakken. Je wilt uiteindelijk een succesvolle onderneming opbouwen waar je lang plezier van hebt, toch?
Succes met inkopen doen!
