Het Chinese Nieuwjaar (afgekort met CNY) is voor Nederland, US en andere landen vaak niet meer dan een stipje op de radar. Voor sommige Amerikanen komt en gaat de vakantie zonder dat ze het merken. Echter, alles wordt een heel ander verhaal wanneer van importeren uit China afhankelijk bent (bv. met inkopen via Alibaba of middels andere platformen).
Op het vasteland van China (en zelfs in andere landen die de feestdag vieren, zoals Indonesië, Maleisië, Noord-Korea, Singapore, Zuid-Korea, Vietnam en Brunei), is de Chinese nieuwjaar-vakantie namelijk een heel groot probleem.
Stel je de kerstvakantie in de VS / EU eens voor, maar dan langer en met uitgebreidere reizend publiek …alles gaat dicht en iedereen gaat naar, soms zelfs voor meerdere weken in die landen.
Je kan een voorstelling maken wat dat betekent omtrent winkelen, voorraden en andere gerelateerde processen voor de mensen die in 1 van die landen wonen …maar doordat er natuurlijk ook veel internationaal zaken wordt gedaan met andere landen kan dat ook voor de nodige veranderingen zorgen, en daar zal jij dus absoluut rekening mee moeten houden (wanneer je bv. met verkopen op Amazon gebruik maakt van Chinese leveranciers / fabrikanten die jouw producten maken en leveren voor jouw handelsactiviteiten).
Een korte inleiding …
Wanneer het Chinees Nieuwjaar (CNY) elk jaar plaatsvindt, ontregelt het veelal de nieuwere importeurs verkopers tijdens hun activiteiten. Startende importeurs realiseren zich vaak niet hoeveel impact deze vakantie zal hebben op hun productietijdlijnen, productkwaliteit en verzendschema’s.
Zoals veel doorgewinterde importeurs je zullen vertellen, is het van cruciaal belang om ver van tevoren te beginnen met het plannen van het Chinees nieuwjaar. Fabrieken worden namelijk letterlijk enkele weken stilgelegd en nadat ze weer open zijn gegaan, duurt het nog minstens een paar weken om weer op volle productiecapaciteit te komen.
CNY vertraagt het zakendoen op een manier die geen enkele vakantie in Noord-Amerika, Europa of Australië ooit doet. Het leidt ook tot verhoogde kwaliteitsproblemen die je rond de vakantieperiode moet oplossen. Hier bespreken we de impact van die Chinese feestdag en de acties die je moet ondernemen om problemen in jouw bedrijf te voorkomen.
En we raden je aan dit artikel van begin tot eind te lezen, want het niet zorgvuldig omgaan met het Chinees nieuwjaar kan je onnodig op kosten jagen (met verminderde inkomsten) …het laatste dat je wil tijdens succesvol zakendoen.
Hoe lang gaan fabrieken dicht voor Chinees Nieuwjaar?
Tijdens CNY sluit elke fabriek in het land... ja, praktisch elke fabriek. De officiële feestdag duurt maar zeven dagen. Maar de meeste fabrieken zijn tussen de twee en vier weken volledig gesloten.
Bovendien nemen veel Chinese fabrieksarbeiders extra vrije tijd, waardoor ze in de weken voorafgaand aan de sluitingsdatum van hun bedrijf vertrekken, wat de productie aanzienlijk vertraagt. Veel werknemers zullen niet onmiddellijk daarna terugkeren, wat betekent dat het tot een maand kan duren voordat de productie na de vakantie weer op volle capaciteit is.
Werknemers genieten uitgebreid van het Chinees nieuwjaar …en daarom zal je op tijd moeten voorbereiden (rekening moeten houden), regel alles dus flink van tevoren zodat je tijdens CNY niet in de problemen komt met voorraden.
Waarom nemen fabrieken en werknemers zoveel vrije tijd?
Chinees Nieuwjaar, ook wel het Lentefestival genoemd, is de belangrijkste feestdag van het land. Net zoals Thanksgiving of Kerstmis in de VS reizen mensen terug naar huis om tijd door te brengen met hun familie.
Aangezien de meeste fabrieksarbeiders migrerende arbeiders zijn, wonen ze over het algemeen ver weg van hun geboorteplaats en reizen ze honderden kilometers of meer om naar huis terug te keren. Wanneer vrouwen en mannen ook kinderen hebben, kan het zelfs een van de weinige momenten zijn om gezin / familie te zien en zullen ze dan ook alles doen om er zoveel mogelijk van te genieten en zodoende langer vrije tijd nemen.
Hierdoor regelen bedrijven dus vaak langere sluitingstijden om werknemers in de gelegenheid te bieden naar huis te reizen en vervolgens terug naar die stad waar ze werken. Die opvallende maand van reizen tijdens Chinees nieuwjaar wordt Chūnyùn (春运) genoemd, en dit is de grootste menselijke migratie ter wereld.
Onderschat dus niet de immense volksverhuizing en wat voor betrekking dit heeft bij jouw zakendoen met Chinese fabrikanten en leveranciers …anders zal je echt tegen verassingen aanlopen (waardoor je voorraadmanagement ook behoorlijk door elkaar geschopt kan worden).
CNY-shutdown
De voorbereidingen voor Chinees Nieuwjaar (CNY) zijn dit jaar begonnen op 4 februari 2021 en duurde tot oudejaarsavond (11 februari 2021). Chinees Nieuwjaar begon op 12 februari 2021 en eindigde op 22 februari 2021.
Deze feestdag resulteert in zeven vrije dagen voor werknemers, hoewel vieringen meer dan twee weken kunnen duren.
Dat gezegd hebbende, verwacht fabriekssluitingen voor ongeveer twee weken. De sluitingen van het Chinese nieuwjaar worden meestal gevolgd door een massale vraag van bedrijven die de twee weken aan vertraagde producten moeten inhalen.
Voor degenen onder ons die afhankelijk zijn van verzend- en productiebedrijven, is de sluiting van Chinees nieuwjaar een gebeurtenis waarvan we ons van tevoren bewust moeten zijn (en erop voorbereid moeten zijn) om vertragingen te voorkomen die catastrofaal kunnen zijn voor onze bedrijven.
En zorg daarom dat je goede voorbereidingen treft, zodat je niet zonder voorraden komt te zitten waardoor je klanten nee zal moeten verkopen.
Om je een goed beeld te geven van welke dingen er anders zijn tijdens Chinees nieuwjaar, en hoe jij jezelf goed kan voorbereiden op de volgende in 2022 …laten we je hieronder zien wat er bij komt kijken en wat je het beste kan doen om niet voor verassingen te komen staan tijdens die chaos.
Chinees Nieuwjaar 2022: welke invloed heeft dat op jouw bedrijf?
Wanneer jouw bedrijf afhankelijk is van fabrikanten in China of de andere landen die de Chinese feestdag vieren, zal de sluiting van het Chinees nieuwjaar waarschijnlijk gevolgen hebben voor jouw bedrijf, zelfs wanneer de fabriek slechts één stap is in jouw toeleveringsketen voor alle handelsactiviteiten.
Het maakt namelijk weinig uit of het 1 schakel is, want ook die kan natuurlijk de levering van producten verstoren of vertragen. Nogmaals …zorg er daarom voor dat je er werkelijk op tijd rekening mee zal houden bij het inkopen en verkopen van producten die uit China of meevierende landen komen. Ontdek met welke zaken je te maken krijgt tijdens CNY om er het beste van te maken.
Tijdelijke stopzetting productie
Chinees nieuwjaar is een feestdag in landen waar het wordt gevierd. Tijdens de Chinese nieuwjaar-vakantie sluiten alle fabrieken en gaan medewerkers dus minimaal twee weken op vakantie.
Gezien dit management en productietoezichthouders in de fabrieken omvat, is het mogelijk dat je gedurende deze tijd geen contact kan opnemen met jouw leveranciers. Alle productie komt tot stilstand en je kan pas na de vakantie contact opnemen met de fabrieken.
Het kan dus lastig zijn om je producten geleverd te krijgen tijdens het CNY, maar ook contact opnemen met leveranciers zal moeilijk verlopen …ze trekken namelijk echt voor een groot deel de stekker (eventjes) uit de productie in de landen waar ze feestvieren en daarmee ben je dus tijdens het Chinees nieuwjaar mooi in de aap gelogeerd, tenzij je natuurlijk goede voorbereiding treft die we in dit artikel zullen behandelen.
Laten we eens kijken wat er zich kan voordoen …
Een verminderde productkwaliteit
Wanneer fabrieken na de Chinese feestdag heropenen, komen werknemers mogelijk niet tegelijkertijd terug, en soms helemaal niet.
Op het moment dat bepaalde arbeiders niet terugkomen, moeten fabrieken ze snel vervangen, wat leidt tot een lagere kwaliteit en ongetraind personeel dat aan de productielijnen werkt. Zoals verwacht, zullen veel producten niet goed worden geproduceerd wanneer er nieuwe werknemers aan de lijn zijn (die wellicht nog een hoop moeten leren).
Helaas betekent dat niet noodzakelijk dat de fabriek jouw bestelling opnieuw zal uitvoeren en in sommige gevallen kunnen ze de slechte producten samen met de rest van jouw bestelling verzenden. Vervolgens kan je uiteindelijk betalen voor een reeks producten van mindere kwaliteit die je eigenlijk niet kan aanbieden bij klanten …maar die je wel onmiddellijk nodig hebt gezien je voorraadtekorten hebt opgedaan door geen krachtige voorbereidingen te treffen omtrent het Chinees nieuwjaar (voorkom het daarom).
Voor de vakantie zijn fabrieken in een dolle haast om bestellingen de deur uit te krijgen, wat leidt tot meer dingen die worden gemist en meer kwaliteitsproblemen dan normaal. Na de vakantie moet de fabriek nieuwe werknemers aannemen die meer fouten maken dan de vorige, meer ervaren werknemers. Het is een simpel gevolg van een chaotische periode die voor feestvierend China geweldig is …voor ondernemers die afhankelijk zijn van producten die uit China komen echter wat minder.
Overweeg daarom om jouw inspanningen op het gebied van productinspectie in de maanden voor en na het Lentefestival (andere naam voor het Chinees nieuwjaar) op te voeren.
Hiervoor kan je kwaliteitscontrole in China laten uitvoeren door erkende onafhankelijke partijen die garant staat voor de kwaliteit die jouw producten moeten hebben aan de hand van een zorgvuldige checklist en inspecties. We raden je sowieso aan dit zo af en toe te doen en zeker in de beginfase …je wil namelijk dat producten voldoen aan allen wensen en eisen die je eraan stelt, en klanten dus de beste producten zal leveren. Ook in dit geval rondom het Chinees nieuwjaar is het zeker geen overbodige luxe hier nog wat meer aandacht aan te schenken om debacles rondom nieuwe voorraden te voorkomen en succesvol handel kan blijven drijven.
Vertraging van verzendingen
Omdat de Chinese nieuwjaar-sluiting elk jaar plaatsvindt doen de meeste bedrijven hun best om zich voor te bereiden op de time-out van de fabrieken, door hun productie vóór de vakantie te verhogen.
Het kan vaak leiden tot een overbelasting van zendingen die vlak voordat de vakantie begint moeten worden gedaan. Zorg er dus voor dat je rekening houdt met de kans dat veel werknemers vroeg vertrekken om een voorsprong te hebben op hun vakantie, wat betekent dat er minder werknemers zijn in de weken voorafgaand aan het Chinees nieuwjaar, en de kans is groot dat jouw zending in de opbouw vertraging op loopt.
Je zou kunnen veronderstellen dat dezelfde werknemers die voor de vakantie vertrokken, daarna terugkomen. Echter is dat over het algemeen niet altijd zo vanzelfsprekend, aangezien Chinees nieuwjaar wordt beschouwd in de vorm van een ideale tijd om van baan te veranderen in China.
Tot een derde van de arbeiders zou naar een andere fabriek kunnen verhuizen of besluiten in hun geboorteplaats te blijven en niet meer terug te komen. Op die fiets moet jouw fabrikant nieuwe werknemers in dienst nemen en hen op de hoogte stellen van alles wat er moet gebeuren. Hierdoor zullen veel fabrieken pas ongeveer een maand na CNY weer op het volledige productieniveau zijn en dat kan je merken in weken na het Chinees nieuwjaar …dit voor zijn kan dus veel uitmaken voor jouw handelsactiviteiten.
Hoe ziet de tijdlijn er uit tijdens Chinees nieuwjaar?
Chinees Nieuwjaar begint volgend jaar officieel op 1 februari 2021, dus leveranciers zullen een week of wat eerder beginnen met het vertragen of stoppen van de productie. We raden je aan jouw leveranciers te vragen wanneer hun kantoren en fabrieken tijdens de vakantie gesloten zullen zijn. Hieronder vindt je een vuistregel voor de vakantie van Chinees Nieuwjaar.
• Begin van januari: leveranciers gaan de productie stopzetten.
• Halverwege in januari: werknemers beginnen de fabrieken te verlaten.
• Op 31 januari: alle medewerkers hebben de fabriek verlaten.
• 1 februari 2022: Chinees Nieuwjaar.
• Halverwege in februari: werknemers beginnen terug te komen bij de fabrieken (waarvan een deel dus niet terug zal keren).
• Einde van februari: de meeste medewerkers zijn terug.
• 1 maart: de operaties zijn bijna weer normaal.
Even voor de duidelijkheid natuurlijk …dit is een indicatie van wat je kan verwachten. Het is raadzaam bij je leveranciers op te vragen wat de exacte planning zal worden rondom het Chinees nieuwjaar. Verder kan het elk jaar veranderen gezien Chinees nieuwjaar elk jaar op een andere datum (rond dezelfde tijd) zal plaatsvinden en het dus onderhevig is aan veranderingen.
Gezien de eerste dag van het Chinees nieuwjaar gepaard loopt met de tweede, soms derde nieuwe maan na de zonnewende.
Wat is de beste manier om je voor te bereiden?
Omdat je weet dat de sluiting van het Chinees Nieuwjaar eraan komt, kan je nu al handelen om de kans op ongeplande vertragingen te verkleinen en jouw bedrijf soepel te laten draaien rondom die feestdagen.
Hier zijn een paar suggesties die u vooruit zullen helpen.
We raden je aan ze goed door te nemen, omdat het echt veel verschil zal maken en je dus ook niet voor verassingen komt te staan …en je dus op volle toeren kan blijven draaien ook tijdens de viering van het Chinees nieuwjaar.
Vroegtijdig planningen maken
Het is slim jouw eerdere verkopen te bekijken en gebruik deze om jouw voorraadbehoeften van tevoren te bepalen. Maak er een gewoonte van om jouw inventaris goed te beheren, en je weet al wat je nodig hebt wanneer het tijd is om te bestellen voordat het Chinese Nieuwjaar handel zal verstoren.
Op het moment dat je ervoor kiest geen planning te maken rondom het Chinees nieuwjaar en alles simpelweg op zijn beloop laat zal je dat zeker gaan merken en zullen jij en een hoop andere ondernemers van een koude kermis thuiskomen terwijl ze in China feestvieren.
Zoals we inmiddels al eventjes hebben besproken, beïnvloeden verschillende factoren de productie rond het Chinese nieuwjaar. Deze omvatten de drukte voor de vakantie, de lange sluitingstijden en de aanloopperiode daarna.
Het is dus belangrijk om je producten beter te controleren, maar ook op tijd voorraden aan te vullen zodat je daar later de vruchten van plukt …steek er dus tijd in om alles in goede banen te leiden en je zal ervoor worden beloont.
Voorspel altijd jouw voorraadbehoeften ver van tevoren en houd rekening met vakantiesluitingen bij het ontwikkelen van jouw bestelschema.
Voorraden groter maken
Voor het geval de gevreesde vertragingen zich voordoen, zal je dus gaan hamsteren voordat alle drukte toeslaat omtrent het Chinees nieuwjaar en iedereen in de rondte aan het rennen is om hun voorraden aan te vullen. Wees over-voorbereid met al jouw meest populaire inventaris en sla zelfs artikelen in die minder populair zijn maar het potentieel hebben om op te raken.
Dit is vooral belangrijk wanneer je seizoens-producten op voorraad hebt, met name producten die verband houden met seizoenen maar ook de daarbij behorende feestdagen gezien producten vaak beter verkocht zullen worden. Gezien het een paar weken duurt voordat fabrikanten de “knikken” hebben opgelost en weer op snelheid komen na het Chinees nieuwjaar, kan het wachten tot na de vakantiestop om seizoens-artikelen te bestellen, je in een lastige situatie brengen en wellicht moet je zelfs nee verkopen aan klanten die hun producten graag meteen bij je willen bestellen …inkomsten loop je op die wijze ook mis.
Het beste is om ervoor te zorgen dat de belangrijke dingen niet opraken en dat de seizoensspullen op tijd arriveren voor de bijbehorende vakantie.
------------------------------------------------
Laten we eens kijken hoe je dat goed kan uitvoeren …
Zoals elke verkoper natuurlijk weet, omvatten de voorraadkosten veel meer dan alleen de prijs per eenheid: het kopen, vervoeren en aanhouden van voorraad hebben allemaal afzonderlijke (en variabele) kosten.
Dit zijn de kritieke aspecten van productvoorraad om in gedachten te houden bij het voorspellen van hoeveel voorraad moet worden vervoerd …en ook hoeveel je hiervan extra tijdens het Chinees nieuwjaar gaat inslaan (laat iets hogere kosten nooit een reden zijn minder te bestellen, want draaien verkopen goed wil je geen nee verkopen en juist blijven verkopen …ook tijdens CNY).
De kosten van je inventaris
Dit lijkt eenvoudig, maar de kosten van de producten die je verkoopt, zijn de grootste factor bij het bepalen hoeveel voorraad je tegelijk kan kopen.
Opslagruimte, seizoen-gebondenheid en houdbaarheid
Het aanhouden van voorraden is een grote kostenpost voor veel retailers, vooral voor inventaris die klimaatbeheersing of speciale opslagomstandigheden vereisen.
De kosten van opslagruimte bepalen ook hoeveel voorraad je kan vervoeren. Afhankelijk van de beschikbaarheid, kosten en het gemak van opslag in jouw regio, moet jij wellicht een strategie bepalen ten opzichte van de houdbaarheid van jouw producten. Zo heeft de voorraad op de boerenmarkt een andere omloopsnelheid dan een apparatenwinkel.
Wanneer je weet hoeveel het jou kost om te betalen voor opslagruimte en hoe lang jouw producten kunnen worden opgeslagen, kan je bestellingen zo ver mogelijk van tevoren plaatsen.
Bulkbestellingen vs. batchbestellingen
Bedenk vervolgens hoeveel producten je realistisch gezien kan verkopen en beslis of je jouw producten in bulk of in batch wilt bestellen (voordat het Chinees nieuwjaar begint zal je dan waarschijnlijk gaan voor een iets grotere bestelling, omdat het misschien wel een maand kan duren dat alles weer op volle toeren draait bij je leveranciers …afhankelijk van de hoeveelheid producten die je verkoopt natuurlijk wat ook per categorie kan verschillen).
Kleinere bestellingen zullen (mogelijk) een toeslag van leveranciers met zich meebrengen. Maar wanneer je er niet zeker van bent dat je eenheden van een product zal verkopen om een bulkbestelling te rechtvaardigen, is het meestal de moeite waard om alleen te kopen waarvan je zeker weet dat het ook echt wel zal slijten, in plaats van overschotten te creëren die onnodige kosten en voorraadruimte zullen meebrengen. En afhankelijk van jouw producten, kan je op bestellingen besparen door het aantal variaties of maten die je aanbiedt te verminderen. Dat maakt het ook gemakkelijker om te inventariseren, omdat er minder SKU’s zijn om bij te houden.
Dat gezegd hebbende, hang het maar helemaal af van wat je natuurlijk verkoopt, waardoor iedere ondernemer zal kijken wat er in zijn of haar specifieke situatie nodig zal zijn.
Inventarisatie moet niet alleen een jaarlijkse, driemaandelijkse of zelfs maandelijkse activiteit zijn. Maak er een gewoonte van om de voorraad regelmatig te controleren en de prognoses gedurende de maand aan te passen (en bij te stellen rondom het Chinees nieuwjaar, omdat veel bv. Amazon verkopers hun producten toch uit China of omringende landen die de feestdag ook vieren halen). En wanneer je elke keer dezelfde meeteenheid gebruikt, zullen jouw schattingen nauwkeuriger en consistenter worden.
Met betrouwbare kostenramingen kan je de vruchten plukken van het op de juiste manier verhogen of verlagen van bestellingen voor producten, en jouw gehele voorraadbeheerproces optimaliseren.
Je kan dit bv. doen aan de hand van onderstaande checklist:
1. Probeer elke dag je voorraden te checken
Elke dag inventariseren lijkt misschien een onnodige ergernis. Maar er zijn een paar goede redenen om inventaris in jouw dagelijkse routine te verwerken (afhankelijk van de grootte maar ook welke software je natuurlijk gebruikt om hierbij te ondersteunen gezien een heel ruim assortiment natuurlijk veel werkzaamheden kosten).
Om te beginnen kunnen productafwijkingen en krimp door de kieren glippen wanneer je slechts sporadisch of onregelmatig inventariseert. Door producten elke dag of week te inventariseren (wanneer dat enigszins haalbaar is samen met andere werkzaamheden), kan je terugkerende trends identificeren. Dat maakt het misschien makkelijker om te voorspellen hoe je moet bestellen.
Een product dat consequent uitverkocht is, staat waarschijnlijk al op jouw radar. Maar wanneer je goed op subtiele patronen let, kan je bepalen waar jij productbestellingen kan aanpassen of de selectie zal uitbreiden. Voorraadbeheersystemen (IMS) kunnen handig zijn voor het volgen en rapporteren van verkopen en het automatiseren van zaken zoals voorraadbewaking en orderafhandeling. Een softwareoplossing is zinvol wanneer je op meerdere online platforms verkoopt, omdat je elk kanaal kan beheren via één geconsolideerde voorraad.
Dat gezegd hebbende, totdat jouw bedrijf simpelweg te groot is om zonder automatisering te draaien, zullen goede records en regelmatige voorraadcontroles je op de hoogte houden van jouw voorraad en de vraag vooruitlopen.
De eenheden die je gebruikt om de voorraad te tellen en de kosten te schatten, kunnen verschillen van de methoden van de fabrikant en de klant. Je kan bv. jouw voorraad per gewicht kopen, de voorraad per product (of "elk") tellen en per krat verkopen.
Zelfs wanneer het gebruik van meerdere metingen zinvol is voor jouw bedrijfsmodel, probeer dan een standaard te vinden die je kan gebruiken voor financiële berekeningen en het vastleggen van voorraad. Het maakt je berekeningen veel nauwkeuriger.
2. Ken jouw branche
Verschillende soorten producten hebben verschillende regels voor vraag en aanbod. Bij mode is het bv. een lastige zaak om van oude voorraad af te komen …en zelfs met hetzelfde product kunnen verschillende maten en kleuren volledig of helemaal niet uitverkocht zijn (om die reden zie je ook vaak dat winkels bepaalde maten overhouden en voor een prikkie met korting van de hand proberen te doen gezien die niet meer verkopen en ze er wel vanaf moeten).
Veranderende trends in jouw branche of fluctuerende grondstofprijzen kunnen voorkomen dat je voorraadorders meer dan een paar maanden van tevoren plant. Let in dat geval op het verkoopvolume van verschillende soorten producten, ook wanneer je niet exact dezelfde artikelen opnieuw bestelt.
3. Risk vs. reward
Wanneer je overweegt nieuwe of extra voorraad te bestellen, overweeg dan of de potentiële voordelen (ook wel reward genoemd) opwegen tegen het risico (risk) …van het investeren in producten die je niet zal kwijtraken.
Je zal eerst deze vraag moeten stellen: risico of beloning? Wat is het belangrijkste voor jouw bedrijf …jouw risico beperken in termen van investeringen, of profiteren van de potentiële voordelen van het kopen van grotere hoeveelheden producten? Is een veilige, goedkopere voorraad het belangrijkst voor jouw bedrijf, of minimaliseert het de investering en maximaliseert het jouw flexibiliteit om jezelf aan te passen aan veranderende eisen?
Investeren in meer voorraad kan grotere winsten betekenen, maar alleen wanneer je die producten daadwerkelijk kan verkopen. Om een weloverwogen beslissing te nemen over extra hoeveelheden of nieuwe producten, is het belangrijk om te bepalen hoeveel je kan veroorloven te besteden.
En stel jezelf die vraag dus ook rondom Chinees nieuwjaar …want je kan natuurlijk met natte vinger werk extra bestellen omdat je denkt veel meer nodig te hebben (en de voorraden lastiger zullen gaan verlopen), maar zorg dat je altijd kijkt wat daarvan ook echt zal worden verkocht.
4. Innoveer jouw inventaris
Het vinden van een nieuwe manier om jouw voorraad te financieren, kan betekenen dat je een nieuwe voorraadbron moet zoeken.
Check voor jezelf wat wenselijk is en probeer dan op die wijze te innoveren.
Je hebt waarschijnlijk goede leverancier waarmee je lange samenwerkingen aangaat …en wellicht kan je nieuwe manieren vinden met elkaar om nog beter samen te werken.
5. Kraak de cijfers
Je kan natuurlijk berekenen hoeveel voorraad je moet vervoeren …daarvoor hoef je alleen maar de correcte formule te gebruiken.
Door een formule te gebruiken om de voorraadomzet te berekenen, krijg je consistente schattingen van hoeveel je moet kopen en hoe vaak. Voel je vrij om verschillende berekeningen te gebruiken om een idee te krijgen hoe verschillende variabelen je kosten kunnen beïnvloeden. Houd er rekening mee dat berekeningen alleen de factoren weergeven die je invoert, niet een volledig beeld van je voorraadkosten.
Start met experimenteren aan de hand van onderstaande voorraadberekeningen.
• Omzetverhouding voorraad
Een van de meest gebruikelijke manieren om de omloopsnelheid van de voorraad te berekenen, is door te kijken naar de verkoop (of je kan de kosten van verkochte goederen gebruiken) gedeeld door de gemiddelde voorraad.
Simpel gezegd, dit laat zien hoe snel je uit jouw voorraad verkoopt. Maar deze berekening kan ook de verkoopkracht aangeven, je waarschuwen voor overtollige voorraad wanneer de verhouding laag is, of wanneer je te weinig bestelt wanneer je een hoge omzetratio hebt.
Je kan dit aantal vergelijken met nationale gemiddelden om een algemeen beeld te krijgen van de voorraadomzet voor jouw branche. Consistente omzet van voorraad tegen de volledige prijs geeft aan dat het misschien tijd is om jouw aanbod uit te breiden.
• Voorraadwaarde (detailhandelsmethode)
Je kan de detailhandelsmethode gebruiken om de voorraad te berekenen om te weten hoeveel jouw voorraad waard is. Deze berekening zet de winkelwaarde van jouw voorraad om in een kostprijs. Voor deze aanpak hoef je geen fysieke inventaris op te maken en kan dit handig zijn voor financiële projecties en boekhouding.
• Dagverkoop van voorraad (DSI)
Het aantal dagen dat jouw voorraad nodig heeft om te verkopen, gemeten met DSI, geeft aan hoe lang het duurt voordat een bedrijf zijn voorraad heeft geflipt (zoals de omloopsnelheid van de voorraad). Deze berekening is met name relevant in de context van jouw branche, omdat de omzet varieert bij uiteenlopende verschillende producten.
Om deze waarde te krijgen, deel je de voorraad door de verkoopkosten, vermenigvuldigd met 365 (dagen). Voor meer hulp bij het berekenen van jouw DSI- en geldconversiecyclus kan je een online rekenmachine raadplegen.
Elk van deze drie berekeningen geeft je een idee van hoeveel voorraad je kan dragen en tegen welke kosten …check hiervoor tevens onderstaande om te ondersteunen.
Veiligheidsvoorraad
Seizoens-veranderingen in het verkoopvolume zijn typerend voor de detailhandel, en je kan een aanzienlijke winst maken wanneer je voorbereid bent met veiligheidsvoorraad (of gewoon extra voorraad voor populaire producten) …en dit is ook zeker belangrijk tijdens het Chinees nieuwjaar, omdat je die producten natuurlijk genoeg op voorraad wil hebben zodat consumenten ze doorlopen bij jou kunnen aanschaffen.
Veiligheidsvoorraad is het overwegen waard wanneer je producten verkoopt met een op gebeurtenissen gebaseerde toename van de vraag, zoals team-merchandise en noodweer. Wanneer je op zoek bent naar een plek om te beginnen, probeer dan in verkooprecords te zoeken naar onverwachte stijgingen in bepaalde periodes van het jaar of specifieke producten.
Je kan dan bv. het volgende uitvoeren …
1. Een gemiddelde nemen van het verkoopvolume van jouw top drie dagen over de voorgaande maand / kwartaal / jaar.
2. En het gemiddelde dagelijkse verkoopvolume voor dezelfde periode aftrekken.
Veiligheidsvoorraad = (Verkoopvolume van top 3 dagen / 3) - Gemiddeld dagelijks verkoopvolume.
Moment van bestellen
Wanneer je weet welke producten je elke maand of elk kwartaal opnieuw bestelt, stel je een “moment van bestellen” in wanneer de voorraad bijna op is. Zo voorkom je lange periodes met weinig of geen voorraad voor best verkopende artikelen en tijdens het Chinees nieuwjaar zal je hiervoor dus een ruimere marge aanhouden. Het is ook een goed idee om bij te houden hoe lang het duurt voordat jouw leveranciers inkooporders uitvoeren, zodat je weet hoe lang van tevoren nieuwe bestellingen moeten worden geplaatst.
De volgende vergelijking werkt goed:
Neem het gemiddelde aantal dagen (doorlooptijd) tussen het bestellen van artikelen en het gereed hebben van deze artikelen voor verkoop.
• Vermenigvuldig dit met jouw gemiddelde dagelijkse verkoopvolume over de afgelopen maand / kwartaal / jaar.
• En voeg dan jouw “veiligheidsvoorraadnummer” toe.
Deze berekening toont je het exacte punt om een nieuwe bestelling te plaatsen om door te gaan met het uitvoeren van bestellingen, zonder in veiligheidsvoorraad te gaan.
Communiceer met leveranciers
Gezien de meeste leveranciers op het vasteland van China bekent zijn met de klappen van de zweep omtrent het Chinees nieuwjaar , is het een goed idee om openlijk met hen te praten over mogelijke problemen. Houd er rekening mee dat plaatsen zoals Hong Kong en Taiwan ook grote sluitingen doen voor CNY.
Vraag jouw leverancier welke vertragingen er kunnen optreden en werk vervolgens samen om manieren te vinden om deze obstakels effectief te overwinnen. Wanneer je niet zeker bent van de betrouwbaarheid van jouw leverancier (of wanneer het heel lastig communiceren is, anderzijds geen antwoord geven en makkelijk doen over het fenomeen), is het wellicht ook slim om nieuwe leveranciers eens in overweging te nemen (een back-up kan handig zijn wanneer jouw eigen leverancier toch niet aan de eis kan voldoen).
Overweeg andere productielocaties
Hoewel andere landen in Azië wel vrij nemen voor het nieuwe jaar (Vietnam’s Lunar New Year, of Tet Holiday, valt op dezelfde dag met Chinees Nieuwjaar), stoppen ze doorgaans minder lang dan leveranciers in China.
Sommige fabrikanten hebben vestigingen in verschillende landen. Wanneer je voorraad op tijd wilt laten verzenden en leveren tijdens de sluiting van Chinees nieuwjaar, neem dan contact op met jouw leverancier om te zien of je een deel van jouw productie naar een andere locatie kan laten verplaatsen.
Behalve dat dit je mogelijk besparingen oplevert tijdens het Chinees nieuwjaar, is dit ook een verstandige zakelijke keuze …het beste is om niet al jouw eieren (of jouw hele toeleveringsketen) in één mand te bewaren.
Implementeren van kwaliteitsmanagement
Zoals aangegeven is het vieren van Chinees nieuwjaar vaak ook een uitstekende tijd om van baan te wisselen voor veel feestvierende werknemers, wat voor enige complicaties kan zorgen voor jou en jouw bedrijf. Dit kan een optimaal moment zijn om kwaliteitsproblemen van jouw fabrikant extra in de gaten te houden.
Sommige arbeiders keren gewoon niet terug naar de fabrieken na het Chinees nieuwjaar, waardoor de leveranciers een tekort aan personeel hebben en wanhopig op zoek zijn naar nieuwe medewerkers. Wanneer de nieuwe lichting arbeiders in de fabriek begint, zal hun gebrek aan opleiding en ervaring vaak tot uiting komen in de kwaliteit van jouw producten.
Zorg ervoor dat je een productie-inspectieplan hanteert en dat dit gedurende die periode nauwlettend wordt gevolgd om ervoor te zorgen dat jouw klanten de kwaliteit krijgen die ze verwachten.
Hoewel er dus zeker issues kunnen ontstaan tijdens CNY, is dit makkelijk te voorkomen met een goede voorbereiding.
Je mag nooit een aanbetaling doen vlak voor het Lentefestival
Soms gaan bedrijven failliet en in China is dit de meest voorkomende tijd van het jaar om permanent te sluiten. Fabrieken die het financieel niet goed hebben gedaan, kiezen er vaak voor om tijdens CNY failliet te gaan.
Een aanbetaling betalen vlak voor de vakantie kan een rampzalig voorstel zijn. Wanneer de fabriek van leverancier plannen heeft te sluiten (zaken slecht verlopen), zal je daarom ook nooit dat soort aanbetalingen moeten doen voor het CNY en is het raadzaam te wachten tot nadat ze weer opengaan.
Verzendkosten stijgen drastisch tijdens Chinees nieuwjaar
Met de langdurige fabriekssluitingen en de haast om producten van tevoren uit te leveren, zullen fabrikanten over het algemeen meer in rekening brengen wanneer je een bestelling in de buurt van CNY wilt verzenden.
Naast dat jouw fabriek vrij neemt, nemen rederijen ook vrij. En zodanig gaan er voor de vakantie zware volumes naar de havens met slechts een beperkt aantal schepen, waardoor de verzendkosten omhoog gaan.
Je kan hier natuurlijk een stokje voor steken door ruim van tevoren meer te bestellen, zodat je eigenlijk rondom de feestviering weinig tot niks zal hoeven nabestellen en je daarna weer vrolijk jouw nieuwe bestellingen uitvoert …zorg er dus voor dat je een ruime marge neemt rondom Chinees nieuwjaar.
Wanneer sluiten fabrieken voor Chinees Nieuwjaar 2022?
De data voor Chinees nieuwjaar en andere traditionele feesten zijn gebaseerd op de Chinese maankalender en veranderen dus elk jaar in vergelijking met de Gregoriaanse kalender die we in het Westen gebruiken.
1 februari 2022 is de eerste dag van het “jaar van de tijger”. De officiële feestdag duurt van 31 januari tot 7 februari. Sommige fabrieken zullen echter eerder in januari sluiten. Neem dus contact op met jouw fabriekscontacten om hun exacte sluitingsdatums te krijgen.
De komende drie jaar wordt de eerste dag van het nieuwe jaar gevierd op de volgende data …
• 22 januari 2023 – jaar van het konijn.
• 10 februari 2024 – jaar van de draak.
• 29 januari 2025 – jaar van de slang.
Enkele andere Chinese feestdagen om op te letten
Naast het Lentefestival zijn er nog andere feestdagen die je moet kennen. In 2022 viert China de volgende feestdagen met vrije tijd.
Hoewel deze feestdagen lang niet zo belangrijk zijn, hebben ze wel enige invloed op de verzendingen …
• Nieuwjaarsdag – 1 januari.
• Qingming / Tomb Veging Festival – 5 arpil.
• Dag van de Arbeid – 1 mei.
• Drakenbootfestival – 3 juni.
• Midherfstfestival – 10 september.
• Nationale feestdag / Gouden Week – 1 oktober tot en met 7 oktober.
Communiceer voor elke vakantie met jouw fabriek om te bepalen op welke specifieke dagen ze zullen vertrekken.
Maannieuwjaar in Vietnam, Maleisië, Zuid-Korea, etc..
Afgezien van China wordt het nieuwe maanjaar gevierd in een aantal andere Aziatische landen waar je dus mogelijk productiepartners zal hebben. Deze omvatten Vietnam, Zuid-Korea, Singapore en Indonesië.
Hoewel het nieuwe maanjaar een belangrijke feestdag is in deze landen, is de impact op de productie niet zo groot in vergelijking met China. De officiële feestdag in Vietnam, Tet genaamd, duurt bijvoorbeeld van 31 januari tot en met 3 februari 2022 en fabrieken kunnen tot twee weken vrij nemen.
Productietijden kunnen worden beïnvloed en offertes zullen vertraging oplopen. De vertraging is echter niet zo groot in verhouding tot China, waar de impact meer dan een maand kan bedragen.
Kwaliteitscontrole in China laten uitvoeren in Azië
We hebben het al een paar keer aangegeven, maar een kwaliteitscontrole in China is zeker geen overbodige luxe …helemaal niet rondom het Chinees nieuwjaar. Check daarbij welke betrouwbare partijen die onafhankelijke controles kunnen uitvoeren voor je producten. Het zal wat extra kosten met zich meebrengen natuurlijk, maar de kosten die een niet toereikende voorraad meeneemt is nog vele malen groter …pick your choice!
Chinees nieuwjaar zal je perfect moeten voorbereiden!
Het is dus zeker belangrijk rekening te houden met Chinees nieuwjaar (CNY) en je goed voor te bereiden op wat eraan zal komen …uiteindelijk wil je de beste kwaliteit voor consumenten en natuurlijk ook dat alles op tijd geleverd kan worden, met een krachtige planning zal alles goedkomen!
